Возмещение за проживание при командировке

[MarinaT]

Чего то так и не нашла внятного ответа по поводу возмещения проживания в командировке. сотрудник был в командировке, проживал там у знакомых на квартире, естественно никаких чеков нет. Могу ли я просто сделать приказ руководителя о возмещении на проживание в командировке, например 1000р. (у нас УСН6%).

[vsv-boss]

Сообщение от MarinaT

Чего то так и не нашла внятного ответа по поводу возмещения проживания в командировке

MarinaT, а НК РФ не пробовали читать?

[MarinaT]

вот представляете, пробовала! если там что-то поняла не задавала бы вопросов здесь! просто здесь у людей есть практика, а в реальности оно как по разному получается.
извините если резко ответила

[vsv-boss]

Сообщение от MarinaT

вот представляете, пробовала! если там что-то поняла не задавала бы вопросов здесь! просто здесь у людей есть практика, а в реальности оно как по разному получается.
извините если резко ответила

Я так понимаю, что вы прочли НК РФ и не поверили своему счастью! Коль задали такой вопрос:

сотрудник был в командировке, проживал там у знакомых на квартире, естественно никаких чеков нет. Могу ли я просто сделать приказ руководителя о возмещении на проживание в командировке, например 1000р. (у нас УСН6%).

Давайте разбираться вместе.

Сообщение от НК РФ

Статья 346.16. Порядок определения расходов
1. При определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на следующие расходы:
13) расходы на командировки, в частности на:
проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
2. Расходы, указанные в пункте 1 настоящей статьи, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 настоящего Кодекса.
Расходы, указанные в подпунктах 5, 6, 7, 9 - 21, 34 пункта 1 настоящей статьи, принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций статьями 254, 255, 263, 264, 265 и 269 настоящего Кодекса.

Сообщение от ТК РФ

Статья 168. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Расходы на командировку должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода (п. 2 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ). После возвращения из служебной командировки работник должен составить авансовый отчет (форма АО-1) и приложить к нему документы, подтверждающие произведенные расходы. Форма АО-1 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".
Если документальное подтверждение расходов по найму жилья отсутствует, то расходы работнику возмещаются в порядке и размерах, установленных внутренними документами организации в соответствии со ст. 168 ТК РФ.
По моему мнению, сумма оплаты проживания в размере 1000 руб., даже не подтвержденная документами, должна быть указана работником в авансовом отчете по аналогии с суточными. Иными словами, в авансовом отчете при заполнении строки "расходы по найму жилья" должна быть указана сумма в размере 1000 руб., умноженная на количество дней нахождения работника в командировке, подлежащая возмещению работнику на основании локального акта организации.
Вот если организация, получив авансовый отчет (являющийся первичным документом), утвержденный руководителем, а также имея локальный акт организации и заявление работника об оплате проживания в командировке, а также другие документы, подтверждающие факт осуществления командировки, в принципе, можно признать указанные расходы документально подтверждёнными.
То есть, я считаю, что для командировочных расходов подтверждающим первичным документом служит авансовый отчет, утвержденный руководителем, а не сами по себе документы из гостиницы.
В подтверждение своих размышлизмов привожу письма Минфина:

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 26 февраля 2009 г. N 03-03-06/1/96

Вопрос: На основании Федерального закона от 22.07.2008 N 158-ФЗ с 1 января 2009 г. в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ для целей начисления налога на прибыль суточные или полевое довольствие, принимаемые для целей налогообложения, учитываются без применения норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации. Соответственно, в составе расходов, уменьшающих полученные доходы, организация вправе учитывать затраты на выплату суточных за каждый день нахождения в командировке в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом.
Если в данном локальном нормативном акте организации будет написано "подлежат возмещению все экономически обоснованные расходы во время нахождения сотрудника в командировке, осуществление которых согласовано с непосредственным руководителем командированного сотрудника и при наличии оправдательных документов", может ли это считаться нормативом?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел Ваше письмо от 29.01.2009 N 29/01/2009 по вопросу учета расходов на командировки сотрудников для целей исчисления налога на прибыль, и сообщает.
Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:
проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
суточные или полевое довольствие;
оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Исходя из вышеизложенного, с 1 января 2009 г. организация вправе принимать в качестве расходов фактические затраты на выплату суточных и полевого довольствия в соответствии с Федеральным законом от 22.07.2008 г. N 158-ФЗ "О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах".
Вместе с тем, согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Заместитель директора Департамента С.В. Разгулин

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 27 мая 2009 г. N 03-03-06/1/349

Вопрос: В связи с внесенными изменениями подп. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ, вступившими в силу с 1 января 2009 г., просим дать разъяснение по учету и определению суточных во время командировок.
Статья 168 Трудового Кодекса дает определение суточных как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. ООО разработало Положение о командировочных расходах, в котором Компания нe устанавливает норм суточных, но включает пункт о компенсации всех документально подтвержденных и утвержденных руководством Компании расходов, связанных с командировкой, включающих в себя в том числе: расходы на питание, передвижение в месте пребывания и прочие расходы в месте пребывания, непосредственно связанные с нахождением в командировке.
Правомерно ли в соответствии со статьей 264 НК РФ отнесение таких компенсаций в полном объеме к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией ООО?
Необходимо ли указывать точный перечень компенсируемых расходов в Положении о командировках в целях отнесения их на прочие расходы в полном объеме?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо от 12 марта 2009 г. без номера по вопросу о порядке учета расходов на командировки сотрудников для целей исчисления налога на прибыль и сообщает следующее.
На основании пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которые являются обоснованными и документально подтвержденными и производятся для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности на:
проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
суточные или полевое довольствие;
оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Статьей 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Исходя из вышеизложенного с 1 января 2009 г. организация вправе принимать в качестве расходов фактические затраты на выплату суточных и полевого довольствия в соответствии с Федеральным законом от 22.07.2008 N 158-ФЗ "О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах".
При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются в соответствии со статьей 168 ТК РФ коллективным договором или локальным нормативным актом.

Заместитель директора Департамента С.В. Разгулин

Но это ещё не всё. У нас остался вопрос с НДФЛом. А с этим нам поможет разобраться статья 217

Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)

Не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) следующие виды доходов физических лиц:

3) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с:
возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья;
бесплатным предоставлением жилых помещений и коммунальных услуг, топлива или соответствующего денежного возмещения;
оплатой стоимости и (или) выдачей полагающегося натурального довольствия, а также с выплатой денежных средств взамен этого довольствия;
оплатой стоимости питания, спортивного снаряжения, оборудования, спортивной и парадной формы, получаемых спортсменами и работниками физкультурно-спортивных организаций для учебно-тренировочного процесса и участия в спортивных соревнованиях, а также спортивными судьями для участия в спортивных соревнованиях;
увольнением работников, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск;
гибелью военнослужащих или государственных служащих при исполнении ими своих служебных обязанностей;
возмещением иных расходов, включая расходы на повышение профессионального уровня работников;
исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании;

И ещё. В своей учётной политике не ограничивайте расходы на проживание одной величиной. Иначе налорги могут не признать всю сумму расходов на найм у тех сотрудников, которые принесли доки на проживание, но стоимость проживания была более установленной в вашем Акте. То есть надо составить так ваш нормативный Акт и учётку, что все подтверждённые расходы признавались в полном размере, а неподтверждённые в фиксированной величине.

Мдяяяя! Давно я стока буковок не печатал за раз! С вас стакан, как минимум!

[jokerpkw]

Авансовый отчет утвержден и принят в 4 квартале 2010 года. В качестве оправдательных документов сданы договора аренды меблированных комнат со справками-счетами об оплате. Договор с ИП.
СБ проверила адреса по которым указано места проживания (сдачи меблированных комнат) -по данным адресам находятся муниципальные учреждения, то есть проживать там никто не мог. ИП была снята с регистрационного учета.
СБ хочет передавать материалы в милицию для возбуждения уголовного дела по присвоению, командировочными, денег.
Возможные последствия для фирмы?
Возможно (порядок) ли составить какие-либо документы по внесению сумм якобы потраченных на аренду квартир, чтобы избежать неблагоприятных последствий?

[Виктория Сергеевна]

Может сумму, потраченную на проживание, удержать из зп работника? Чтобы и другим не повадно было, и расходы возместить.

[MarinaT]

vsv-boss, огромное вам спасибо, теперь буду соченять всякие акты

[jokerpkw]

Сообщение от Виктория Сергеевна

Может сумму, потраченную на проживание, удержать из зп работника? Чтобы и другим не повадно было, и расходы возместить.

Тогда будем собирать заявление об удержании из зарплаты и составить графики удержания.
Вопрос - может кто знает?
если они потом будут увольняться до погашения удерживаемой суммы, наши действия?

[Таинственная Незнакомка]

jokerpkw, предложите своим сотрудникам добровольно внести в кассу деньги, пусть внесут... если у них таких денег, то пусть напишут заявление об удержании из их зарплаты... они получается принесли поддельные доки, фирма вляпалась в по их вине... если откажутся, вы можете подать в суд, там вскроется, что они в своих интересах сдали в бухгалтерию фальсифицированные документы, еще и ИП пострадает...

[jokerpkw]

Добровольно не хотят. С одним переговорила, он говорит, что реально жили в квартире (естественно за меньшую сумму). А когда нам документы за проживание выдали, мы типа и не посмотрели, что там другие адреса были. Позиция, деньги в сумме 3 500 рублей нами уплачены - тот кто нам документы дела ошиблась при заполнении - ВООБЩЕМ мы правы и ничего платить не будем.
у нас уже была такая ситуация с гостиницей - СБ сделала сверку с гостиницей, те пояснили, что счета их (заполнены их администраторами), но цена указана выше на 1 500 рублей. Водилы кричали мы деньги заплатили, нам счета дали, а то что счета на завышенную стоимость - это проблема администраторов - это типа они воруют. Админстраторы типа к нам подходили мы им выписывали на завышенную сумму. А водители типа всегда видели прайс-лист и изначально просили нас писать завышенную цену. Вообщем эти гостиничные всегда связаны с присвоением. Опасаюсь еще не будет ли у нас проблем, с налоговой если проведут сверку по данным гостиничным, а тем более по счетам за аренду квартир меблированных?

[Таинственная Незнакомка]

проблема будет, но вы можете удержать с них через суд...

[jokerpkw]

юрист пояснил, что в соответствии с тем, что надо будет в суде договор аренды признать не действительным (незаключенным) и соответственно все последующие действия по принятию авансовых отчетов будут признаны не законными.
Спасибо.

[Julikosha]

MarinaT,
не поделитесь информацией, что Вам удалось насочинять и в каких ЛНА на предмет проживания в командировке у знакомых? Как вы это провели, и отнели ли на себестоимость?

[MarinaT]

Julikosha, сочинение пока в процессе. вообще повнимательней прочитайте сообщение от vsv-boss, он очень подробно и понятно там изложил эту тему и что написать в локальном акте.
У меня УСН6%, поэтому я просто это отношу на 26 счет. А вопроса на какую себестоимость нужно это отнести я не поняла? причем тут себестоимость?

[Julikosha]

MarinaT,
Ну я уже вычитала, что только из прибыли, если нет подтверждающих документов на проживание...

[MarinaT]

Значит из прибыли если есть такой ответ, у меня УСН - меня этот вопрос волновал в плане возмещения затрат сотруднику.

[SwetikML]

Здравствуйте! А вот у меня такая ситуация - 4 человека были в командировке месяц, проживание бесплатное, я им суточные только перечислила в размере норм (700 руб в день), а организация, для которой они работы выполняли выставила за питание счет- фактуру и накладную на обеды, завтраки и ужины, как мне правильно удержать с работников эту сумму? меня интересует именно какими документами и проводками...

[IrinaKol]

Всем доброго времени суток! Подскажите пожалуйста, работник привез из командировки счет за проживание вроде как по форме N 3-Г, правда сравнила с формой 3-Г, нашла некоторые отличия (нет графы Гостиница и город). Счет подписан ИП. К счету приложен не кассовый чек, а квитанция к приходному кассовому ордеру. Можно ли такими документами подтвердить расходы на проживание? (в налоговом учете)

[vsv-boss]

Сообщение от IrinaKol

Счет подписан ИП. К счету приложен не кассовый чек, а квитанция к приходному кассовому ордеру. Можно ли такими документами подтвердить расходы на проживание? (в налоговом учете)

Видимо ИПешник на ЕНВД находится. Так что это нормально. Ему ККМ не обязательно иметь.

[Виза]

А у меня такая ситуация...сотрудник привез счет гостиницы на 3000руб.где одна строка проживание 2000руб а вторая строка депозит -1000, к счету есть квитанция об оплате на 2000руб а депозит на -1000 это онлайн-бронирование и никаких документов подтверждающих это бронирование нет и как говорит сотрудник быть не может...и как мне проводить авансовый на 2000 тысяче по квитанции или на 3000 по счету гостиницы?