Авансовый отчёт

[Lucky <3]

Здравствуйте, интересуют вопросы по составлению авансовых отчётов.
В организации часто работники ездят в командировки. Я им делаю командировочное удостоверение, путевой лист автомобиля, приказ и служебное задание. Аванс не выдается (получается они едут за свои деньги). Когда они возвращаются, я составляю авансовый отчёт и по всем чекам/суточным выходит какая-нибудь сумма неровная..к примеру 4696р. Гл.бух с директором снимают из банка 5000р, я составляю ПКО и сразу же РКО на подотчетника эти самые 5000р.
Вопрос первый: куда делись 304р? За весь период я не наблюдала прихода на 304р и сдачи в банк этих денег (т.к. в кассе у нас деньги не хранятся).
Вопрос второй: ничего что я составила отчет к примеру сегодня, а аванс ему выдался через неделю?
Но всё же интересно куда делся остаток денег.
Таким образом примерно в такой же ситуации образовался отрицательный остаток по 50 счёту. хотя сделан и ПКО и РКО. в кассе не мог быть минус.