Транспортная карта "Тройка" при разъездном характере работы, как учесть?

[SenioritaBonita]

Добрый день.
Сотрудник имеет разъездной характер работы, оформлено приказом. Каждый раз отчитывается одноразовыми билетами, которые для подтверждения записываются в прошнурованный журнал (с указанием даты, цели и места поездки).
Но тут директор предложил ему для этих целей купить пополняемую карту "Тройка" и выплачивать фиксированную сумму на разъезды ежемесячно (возможно по заявлению сотрудника, скажем - "прошу возмещать ежемесячные расходы по карте тройка в размере 1200") .
Не понимаю как это реализовать в бухучете, какими документами - нужны ли чеки на регулярное пополнение карты "тройка" или такая идея вообще не осуществима?

[Анdрей]

Расходные, подтверждающие доки все равно нужны. только вместо расходного ко вы перечисляете 71 счет допустим суб счет 2 расчетная карта по подотчетным суммам

[SenioritaBonita]

Анdрей, спасибо за ответ, хотелось бы уточнить правильно ли я поняла
1. Д.71.2 К 50 1200 Выдали сотруднику деньги под отчет
2. Д. 44 К 71.2 200 Он потратил по этой карте 200 рублей (ну пополнил ее на 10 поездок только скажем) принес чек на пополнение тройки.
На ДТ 71.2 останется 1000, значит сотрудник должен вернуть оставшуюся 1000 рублей, висящую на д.71.2 либо не возвращать, а просто пополнить транспортную карту на след. месяц, но тогда он не может претендовать на выплаты 1200 в следующем месяце (если он написал заявление на ежемесячные выплаты на транспорт) поскольку УКАЗАНИЕ от 11 марта 2014 г. N 3210-У о порядке ведения кассовых операций гласит:

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

То есть, мы опять упираемся в то, что нельзя сделать фиксированной ежемесячной суммой так, как при компенсации личного автомобиля.
Либо еще вариант, сотрудник отчитывается просто по факту его затрат на билеты, пополнил карту - принес кассовый чек, в а/о отражен перерасход, а затем выдан этот перерасход из кассы
Правильно ли поняла?

[Анdрей]

Здесь можно выдавать авансовую сумму на месяц, если не потратит, то по докуметам делать возврат в кассу, и сразу выдавать другую сумму. Только я не понял что за "тройка" такая, понял что банковская карта.

При чем компенсация авто?

Он её сам пополняет или организация зачисляет?

Сообщение от SenioritaBonita

Либо еще вариант, сотрудник отчитывается просто по факту его затрат на билеты, пополнил карту - принес кассовый чек, в а/о отражен перерасход, а затем выдан этот перерасход из кассы
Правильно ли поняла?

если сам вначале платит, то правильно. Тогда эта карта ему не нужна, ему можно зачислять на зар.пл. карту

[SenioritaBonita]

Карта "тройка" - это такой билет универсальный на автобус - Московское нововведение: трамвай , метро, автобус на нее можно записать сколько угодно билетов любых мастей и кататься.
С авто - я просто аналогию провела, что перечисляешь фиксированную сумму человеку раз в месяц, и он не приносит оправдательных доков никаких.
Просто раньше мы как делали, приносил человек разовые билетики на 1-2 поездки и тут же отчитывался куда съездил - билеты отдал, мы ему возмещали сумму, а сумму потраченных билетов списывали в расходы.
А тут универсальная карта. Купил ее сотрудник и катается во все лопатки, пополнил скажем поездок на 60, принес чек , а сама карта у него до нескончания веков храниться будет, закончится 60 поездок (к примеру) он ее пополнит, будет кассовый чек, на энную сумму, дык вот вопрос в том, как мне эту сумму в расходы списывать, сразу как принес чек, или как откатает эти 60 поездок, но я этого уже узнать не смогу, ибо карты у меня на руках не будет, да и по ней не поймешь сколько он наездил только со слов. Проблема в том, какой подтверждающий документ к авансовому отчету прикладывать?
Человек ее пополняет сам - он надежный)))

[Анdрей]

Тут дело не в надежности, а бухгалтерском учете. Видимо списывать на расходы по чеку как внес на карту деньги. Так сказать заложенный ,плановый расход. Прописать приказом, что на транспортные расходы ежемесячно расходуется такая то сумма, как на проездной билет(у нас такие) а уж сколько отъездил ,остались или нет это уже не важно

[Анdрей]

Я подумал в начале про банковскую карту,для покупок хоз нужд

[SenioritaBonita]

Прописать приказом, что на транспортные расходы ежемесячно расходуется такая то сумма, как на проездной билет(у нас такие) а уж сколько отъездил ,остались или нет это уже не важно

Вот, этот момент меня как раз и интересует. У нас нет банковской карты для хоз нужд, есть только зарплатные, но не уверена что на них можно перечислять эту сумму, ведь это по-идее все равно подотчетные деньги, и если он все-таки не отъездил ( в нашем случае не пополнил карту и не предоставил чек) то по документам придется делать:
1 .

Здесь можно выдавать авансовую сумму на месяц, если не потратит, то по докуметам делать возврат в кассу, и сразу выдавать другую сумму.

2. И ежемесячные РКО (приказ приказом, а на выдачу сумм, даже незначительных РКОшки таки нужны)
Получается из за одной карты - очень много бумажной волокиты. Значит только один вариант, отделаться минимальными бюрократическими затратами, он приносит чек - мы ему выдаем сумму по чеку - за перерасход, по этому же чеку списываем в расходы.
Просто еще где-то читала, что когда есть фиксированный проездной - на месяц скажем, то его списать в расходы можно только по истечении месяца, а не в момент покупки. Ну тут хоть прикладывается оправдательный документ - месячный проездной, а тройка эта (электронный кошелек фактически) , ее к авансовому не пришьешь!

[SenioritaBonita]

О, насчет приказа врубилась как сделать - делаем приказ, на ежемесячное возмещение расходов сотруднику по карте "Тройка" в размере не более ___(пишем лимит если нужно), на основании представленных чеков на пополнение карты.

[Анdрей]

Сообщение от SenioritaBonita

О, насчет приказа врубилась как сделать - делаем приказ, на ежемесячное возмещение расходов сотруднику по карте "Тройка" в размере не более ___(пишем лимит если нужно), на основании представленных чеков на пополнение карты.

правильно.

Насчет расхода, документ который можно пришить,это чек, который он принесет при пополнении карты

И тогда, не в подотчет, если своими пополняет, а сразу на расходы. Если вы ему выдаете, то тогда под отчет. Вы ему можете каждый месяц выдавать допустим 1200 руб. он принесет чек, отчитается и в расходы