Правила сдачи новой формы СЗВ-СТАЖ

[Гэндальф]

С 1 января 2017 г. введена дополнительная форма отчетности в ПФР – «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» или СЗВ-СТАЖ. Правление ПФР утвердило новую форму и правила заполнения Постановлением от 11.01.17 №3п. Выдавать СЗВ-СТАЖ сотрудникам в отдельных случаях требуется уже сейчас.

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», выпуск №5, 2017
Ольга Толоконникова, бухгалтер-консультант Линии консультаций ГК «ГЭНДАЛЬФ»

Что такое СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ — это ежегодная отчетность. Отчет по всем сотрудникам компании за 2017 г. нужно подать до 1 марта 2018 г. (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Исключение — случаи, когда компанию закрывают в 2017 г.: тогда сдать отчет надо на момент ликвидации организации, по всем работникам и подрядчикам. Период, за который сдают сведения, – с 1 января 2017 г. по дату ликвидации. Отчет предоставляется в течение месяца с даты утверждения ликвидационного баланса предприятия.

Также в течение 2017 г. СЗВ-СТАЖ оформляется на уволенных сотрудников. Это требование п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. Подавать сведения в ПФР досрочно из-за увольнения сотрудника не надо — отчет представляется в фонд по итогам года. Однако отчет нужно подать в ПФР в течение трех календарных дней со дня, когда сотрудник заявил о выходе на пенсию. Это предусмотрено п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

Сведения о стаже сотрудников следует направить в ПФР по месту постановки на учет. СЗВ-СТАЖ можно сдать как в электронной форме, так и на распечатанном бланке. Ограничения на сдачу отчета на бумаге регулируются п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Согласно этой норме, бумажный отчет примут, только если на предприятии работает 24 человека или меньше. Если численность работников равна 25 или превышает эту цифру, то СЗВ-СТАЖ следует сдать в электронной форме. Это важно, поскольку за нарушение формы отчетности предусмотрена штрафная ответственность. Штраф за необоснованную сдачу бумажного отчета составит 1000 руб.

Отчет сдается один раз в год, у организации на это есть два месяца после окончания отчетного года. Стоит учесть, что на сведения персонифицированного учета, включая новый отчет о стаже, распространяются правила переноса сроков. Если последний день сдачи отчета (сведений) выпадает на выходной или праздничный день, его можно перенести на ближайший рабочий день (письмо ПФР от 07.04.16 № 09-19/4844).

Особенности сдачи отчета

Страхователи могут столкнуться с некоторыми особенностями при решении вопроса о необходимости сдачи новой персонифицированного отчетности по форме СЗВ-СТАЖ.

Так, например, если с физическим лицом заключен трудовой или гражданско-правовой договор, но выплат по ним в отчетном периоде не было, то форму СЗВ-СТАЖ по итогам года все равно нужно формировать и сдавать. Факт наличия или же отсутствия выплат не является определяющим применительно к данной отчетности.

Также стоит отметить особенности правового статуса руководителя (директора) организации при решении сдачи отчета. На него распространяется действие норм трудового права как на работника, вступившего с работодателем — юридическим лицом в трудовые отношения на основании трудового договора (ч. 1 ст. 273, ст. 274 ТК РФ). В связи с этим не исключается, что форму СЗВ-СТАЖ по итогам отчетного периода потребуется формировать на генерального директора-единственного учредителя. Причем даже если с ним не заключен трудовой договор и никаких выплат от собственной организации он не получает. Ведь отчет по форме СЗВ-СТАЖ нужно заполнять на всех лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях (п. 1.5 Порядка заполнения, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п). Однако, официальных разъяснений на этот счет от ПФР пока не было. Сейчас окончательную и полную информацию можно получить у ПФР на местах.

Форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ является входящим документом и содержит ФИО и СНИЛС сотрудников, периоды работы, коды условий труда и оснований для досрочной пенсии. Другие формы отчетности по страховым взносам не предусматривают отражения таких данных.

Форму СЗВ-СТАЖ заполняют и сдают на всех застрахованных лиц, с которыми заключены трудовые договоры или гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа и др. На застрахованных лиц, признанных безработными, сведения по форме СЗВ-СТАЖ подает служба занятости населения.

Пример. Необходимо заполнить СЗВ-СТАЖ для организации, у которой есть работники, которые в 2017 г. выходят на пенсию.

В разделе 1 необходимо отметить тип «Назначение пенсии». В разделе 2 указывается период — 2017 г., так как сотрудник выходит на пенсию в этом году. В разделе 3 по графам 1—5 следует записать ФИО и СНИЛС работника. В графах 6 и 7 отразить период работы физлица — с 01.01.2017 по дату, когда работник выходит на пенсию. Если сотрудник отдыхал за свой счет, период следует показать отдельно, с кодом «НЕОПЛ» в графе 11.

Другие графы необходимо заполнять при особых условиях — при работе на Крайнем Севере, тяжелых и вредных условиях труда. Например, если сотрудник был занят в текстильной промышленности, следует поставить в графе 9 код 27-4. Коды условий можно взять в приложении к Порядку заполнения формы СЗВ-СТАЖ (утв. постановлением № 3п).

В разделе 4 отразить сведения о том, начислялись ли вы взносы за периоды из раздела 3. Следует отметить поле «Да» даже в тех случаях, если вы начислили взносы, но еще не заплатили их. «Нет» необходимо ставить, если вообще не начисляли зарплату. Если организация начисляла взносы по дополнительным тарифам, то нужно отметить в разделе 4 формы СЗВ-СТАЖ поле «Да», если не начисляла — сделать отметку в поле «Нет».

Форму СЗВ-СТАЖ, также, как и СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ, организации будут формировать в пакеты документов. Каждый пакет сопроводите формой ОДВ-1. Она включает сведения об организации и перечень передаваемых документов. В пакет необходимо включить документы только одного наименования и одного типа сведений.

Опись ОДВ-1, также, как и иные формы, имеет несколько признаков. При первичной отправке отчетов с описью следует указать признак «исходная». Если в описи ошибка, исправьте ее уточнением. Направьте ОДВ-1 с признаком «корректирующая» с верными сведениями или отмените данные исходной формы с признаком «отменяющая». При формировании электронного отчета опись включена в основной файл в виде раздела. Отдельно формировать ОДВ-1 не надо. При подаче сведений на сотрудников, выходящих на пенсию досрочно, будет заполнен раздел 5 описи «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии со ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400–ФЗ «О страховых пенсиях».

Ответственность за несдачу

Величина санкций за несдачу СЗВ-СТАЖ регулируется статьей 17 Федерального закона № 27-ФЗ. Штраф равен 500 руб. Такая сумма назначается за каждого работника, по которому работодатель не отчитается в ПФР. Также работодатели могут нести ответственность, если не выдадут СЗВ-СТАЖ самому работнику при его увольнении, или по заявлению. Ответственность здесь наступит уже за нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ.

Что касается вопросов о «нулевом» отчете, то, даже если нет сотрудников, сдать «нулевой» СЗВ-СТАЖ будет попросту невозможно. Дело в том, что формат отчета СЗВ-СТАЖ, утвержденный Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п, предусматривают по крайней мере одну заполненную строку в списке застрахованных лиц. Сдать же отчет без единой записи в разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованного лица» — невозможно. Поэтому обязательно заполните данные хотя бы на единственного учредителя, который получает зарплату и выступает в роли руководителя компании.

Если же отчет о стаже СЗВ-СТАЖ сдать вовремя, но показать в нем данные не по всем сотрудникам, то также возможен штраф — 500 руб. за каждого застрахованного сотрудника, которого не включили в отчетность.

Также возможет штраф, если компания или ИП сдаст отчет в срок, но покажет в нем недостоверную информацию. Тогда также возможен штраф — 500 руб. за каждого застрахованного сотрудника, по которому привели недостоверные данные (например, указали неверный СНИЛС). Это предусмотрено статьей 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Как было сказано ранее, если количество сотрудников 25 и больше, то сдавать СЗВ-СТАЖ по ним страхователь обязан в электронной форме. За «бумажный» отчет страхователя оштрафуют на 1000 руб. (ч. 4 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Копии сведений по форме СЗВ-СТАЖ тоже требуется выдавать своим работникам. Срок выдачи — пять календарных дней с даты, когда человек обратился за этой копией. Выдавать каждому копию всей формы не нужно, поскольку в отчете содержаться персональные данные всех сотрудников. Распространять эти сведения нельзя. Поэтому нужно выдавать сотрудникам выписки из отчета СЗВ-СТАЖ, в которой есть данные только о них самих. Если нарушить ограничение, то страхователю грозят серьезные штрафы.

Также следует иметь в виду, что выписку из отчета СЗВ-СТАЖ нужно выдать работнику в день увольнения или прекращения гражданско-правового договора. Это следует из п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Таким образом, форма СЗВ-СТАЖ частично заменит расчет РСВ-1 ПФР, который был отменен. Новая отчетность была введена по инициативе ПФР, поскольку из-за передачи администрирования взносов в ИФНС, фонд лишился источников информации по стажу работников хозяйствующих субъектов. В этом году ее нужно выдавать только при увольнении и выходе на пенсию, но в 2018 г. отчитаться придется всем предпринимателям и организациям.

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», выпуск №5, 2017
Ольга Толоконникова, бухгалтер-консультант Линии консультаций ГК «ГЭНДАЛЬФ»

[Вес`на]

Сообщение от Гэндальф

Исключение — случаи, когда компанию закрывают в 2017 г.: тогда сдать отчет надо на момент ликвидации организации, по всем работникам и подрядчикам. Период, за который сдают сведения, – с 1 января 2017 г. по дату ликвидации. Отчет предоставляется в течение месяца с даты утверждения ликвидационного баланса предприятия.

два раза отправляла эту форму по ТКС и два раза мне приходил отказ в приеме. В итоге отвез курьер, насильно им всучил. Вот так она им нужна, эта форма, при ликвидации

[Среда]

Сообщение от Вес`на

Вот так она им нужна, эта форма, при ликвидации

правильно, им ведь не форма нужна, а штраф за несдачу )))

[Shayk]

Сообщение от Вес`на

Вот так она им нужна, эта форма

мне отказали в регистрации прекращения деятельности ИП в налоговой из за того что я ее ПФР сдала на бумаге почтой (видимо не дошла до них) и они в налоговую подали сведения что отчет не сдан
ждала пока они его внесут 1 месяц прошел (почта России)
потом повторно подавала на снятие ИП
слава богу в этот раз все гуд

[Вес`на]

Сообщение от Shayk

я ее ПФР сдала на бумаге почтой (видимо не дошла до них)

дошла, но поскольку она им не нать, они её никуда не внесли, а просто выкунили ( как говорит наш мелкий )

[Зануда отмороженный]

а можно еще раз и человеческим языком...
обычная контора. сотры приходят и уходят. про уходят ли на пенсию - хз...
нужно сдавать? только в 2018 или и в 2017?

[Малюска]

Сообщение от Добрый зануда

обычная контора. сотры приходят и уходят. про уходят ли на пенсию - хз...

как хз? Если у сотра пенсия по возрасту, то должен сдавать. Раньше списки подавали в ПФР по пенсионерам, если есть ,если нет, то писали, что пенсионеров в таком то годе неть....

[Зануда отмороженный]

а вот как тоо не задумывался я отслеживать предпенсионников...
мля...
ладно... придецца выходить с отпуска и отслеживать....

[Вес`на]

.............................

[Зануда отмороженный]

Сообщение от Вес`на

.............................

ниасилил...

[Вес`на]

сачуйствую

[Среда]

Сообщение от Гэндальф

Также в течение 2017 г. СЗВ-СТАЖ оформляется на уволенных сотрудников. Это требование п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. Подавать сведения в ПФР досрочно из-за увольнения сотрудника не надо — отчет представляется в фонд по итогам года. Однако отчет нужно подать в ПФР в течение трех календарных дней со дня, когда сотрудник заявил о выходе на пенсию.

а если он уже пенсионер. И уволился.

[Вес`на]

Сообщение от Среда

а если он уже пенсионер. И уволился

включим его со всеми вместе в годовой отчет

[Lydmil-ka]

Сообщение от Среда

правильно, им ведь не форма нужна, а штраф за несдачу )))

Полностью согласна.
Скажите пожалкйста, кто заполнял этот документ, там есть 4пункт, должны -ли там галочки проставляться автоматом? или он не заполняется вообще?

[Бухгалтерша]

Я так поняла, что уволенным в 2017 году надо выдать СЗВ-СТАЖ на руки. Верно?

[Lydmil-ka]

Сообщение от Бухгалтерша

Верно?

Да, совершенно верно.
Вот я и спрашиваю, у кого опыт есть в заполнении такого документа, в п.4 должны проставляться галки? или нет?

[Lydmil-ka]

А ОДВ-1 должно быть заполнено? У меня кроме кол-ва человек на которое подан СЗВ-СТАЖ больше ничего не заполнено, так и должно быть?

[Бухгалтерша]

У меня сотрудник уволился 30.06.2017. Сделала СЗВ-СТАЖ для выдачи на руки. п.4 автоматом галку не поставил(программа 1С- бухгалтерия 8.3), поставила сама Х. Не знаю правильно или нет) ОДВ-1 не делала. Я так поняла, что на руки ее выдавать не надо.

[КЕЕ]

Сообщение от Среда

Однако отчет нужно подать в ПФР в течение трех календарных дней со дня, когда сотрудник заявил о выходе на пенсию.

А если сотрудник не заявил о выходе на пенсию-работает себе дальше.
Нужно контролировать предпенсионников и в любом случае подавать СЗВ-СТАЖ после месяца,когда сотрудник по возрасту должен выйти на пенсию?

[Власа]

а как это контролировать? мы только "возрастных" можем проконтролировать. Но есть же еще и пенсионеры, которые могут уйти раньше. Например, женщина может пойти на пенсию в 50, если у нее ребенок был инвалидом детства, причем у него могла инвалидность два года только быть, потом снять ее могли, а льгота такая есть.
пенсионный уже вообще оборзел, все на работодателя повесил. Раньше хочешь на пенсию- иди, собирай доки, оформляйся. Сейчас же я должна отсканировать и паспорт, и труд.книжку, снилс, и послать ТКСом туда. А, да, еще его заявления, которые он написал. Причем в этих заявлениях галочки ставить надо, ну, выбирать пунктики которые нужно. Вот стоит передо мной слесарь с образованием 5 классов, я сама-то не в зуб ногой, почему именно эти пунктики- мне как девушка по телефону сказала, то я и передала ему. А он докапывается- почему тут галочка, а не там. Ну вот взбесил. Дала ему телефон этой дамы, сама точно знаю, что фиг он дозвонится. Ну вот почему я свое время должна тратить на все это?