Подотчет двумя РКО

[SvetlanaV]

Добрый день, подскажите если сотруднику в один и тот же день выдать денежные средства под отчет двумя РКО - В одном будет основание - на ГСМ, а в другом - на хоз. расходы, не будет ли считаться нарушением? Т.е.он должен сначала отчитаться по ГСМ, а потом только получать на хоз. расходы. По предыдущему подотчету у него перерасход.
Спасибо за помощь.

[angel_]

А почему двумя ? Можно это сделать одним РКО, в основании написать -на ГСМ, хоз.расходы:smile:

[SvetlanaV]

В следующий раз я так и сделаю, но меня интересует уже свершившийся факт :(

[Ajsha]

Это нарушение, но ответственность за него не предусмотрена (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. по делу № А56-33543/04).
Для подстраховки: приказом руководителя пропишите возможность получения аванса, если за подотчетным лицом нет задолженности по расходам, на которые он берет аванс. (Т.е. если выдали на ГСМ, то на хозрасходы выдаете при отсутствии задолженности именно по хозрасходам.)

[SvetlanaV]

Спасибо

[Спроситель]

У меня в подотчете у гендиректора 2 млн. рублей и что?

[Innoch]

Спроситель, это вы к чему?

[Спроситель]

Сообщение от Innoch

Спроситель, это вы к чему?

К тому что какая то надуманная проблема. Где это норма такая прописана, что не выдавать в подотчет, пока не отчитался за ранее полученную сумму?

[Innoch]

Спроситель,

Сообщение от Спроситель

Где это норма такая прописана, что не выдавать в подотчет, пока не отчитался за ранее полученную сумму?

2.2 Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм: .1) Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств; 2). В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения; 3) Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы; 4) Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия; 5) Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам; 6) Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия; 7) Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы; 8) Допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов: 1) Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку; 2) Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке; 3) Несоблюдение установленных норм командировочных расходов; 4) Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм; 5) Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов: 1). Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм; 2) Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами: 1) Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети; 2) Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

5. Нарушения порядка учета представительских расходов: 1) Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете (или ее отсутствие); 2) Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм и сверх норм;

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами: 1) Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами; 2) Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода; 3) Журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно; 4) Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах;

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

Нарушения, связанные с несоблюдением порядка выдачи денег под отчет возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. В соответствие с которым, выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

Нарушения, связанные с неправильным оформлением авансовых отчетов, которые выражаются в том, что к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетны средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы;

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Ошибка:расчет с другими юридическими лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов. В соответствии с разъяснениями Центрального банка РФ от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 термин «один платеж» означает расчеты наличными деньгами одной организации с другой в один день по одному или нескольким денежным документам в рамках утвержденных лимитов.

Ошибка: внесение на расчетный счет в банк другого юридического лица наличных денежных средств, полученных под отчет на приобретение материальных ценностей для хозяйственных нужд.

Указом Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения» запрещены расчеты наличными деньгами между организациями, в том числе посредством полученных под отчет денежных средств путем их прямого внесения на расчетный счет путем их прямого внесения на расчетный счет другого юридического лица -- контрагента, минуя свой расчетный счет.

Наличные денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить только в кассу организации, реализующей продукцию (товары), выполняющей работы, оказывающей услуги.

Ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах: в первом случае -- об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм; во втором -- о возмещении организацией затрат своих работников.

Вопрос 2: Может ли предприятие быть привлечено к ответственности за выдачу работнику подотчетных денежных средств при отсутствии отчета по ранее выданным авансам?
Ответ 2: В соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40, выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Статья 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает применение мер административной ответственности за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
В описанной ситуации в действиях предприятия нет состава административного правонарушения, предусмотренного указанной статьей, поскольку после выдачи денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы указанные денежные средства теряют статус «свободных денежных средств» и, как следствие, в действиях предприятия имеется нарушение порядка выдачи денежных средств подотчет, а не порядка их хранения. За нарушение порядка выдачи денежных средств подотчет административная ответственность действующим законодательством не установлена. Аналогичная точка зрения высказана ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 09.02.2005 № А21-8287/04-С1.
Аудитор Югов С.А.

[Спроситель]

Innoch, прекрасно!
1. Есть некий документ, принятый в 93 году ЦБ РФ, который вроде как регламентирует порядок выдачи наличных денежных средств в подотчет. Хотя текст документа так никто и не процитировал
2. Все остальные волшебные разъяснения кроме решений ВАС предлагаю пускать побоку.
3. Кто есть контролирующий орган по этому конкретному вопросу? Обслуживающий вас банк? И что, много здесь бухгалтеров найдется, кому как то досадил банк в котором вы обслуживаетесь?
4. Налоговый орган, как то раз пытался надуть губы, когда увидел, какие суммы подотчета у меня болтаются. Единственное, чем они меня пугали - это то что вот сейчас как поставят они всю сумму сотруднику в доход, да типа как заплатите вы НДФЛ. Я поржал, конечно, и пожелал им счастливого пути. )))

[Аланда]

http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=9963#p30

Пункт 11,предпоследний абзац.

[Спроситель]

Почитал.

Есть легальный вариант:

Если надо выдать еще чуть чуть денег делаем вначале возврат в кассу а затем выдаем то что приняли плюс еще столько, сколько надо выдать сверху ))

По моему очень удобно. Как считаете?

[Аланда]

Сообщение от Спроситель

удобно.

Согласна с тем,что это законопослушный вариант.

"И овцы целы,и волки сыты"(посл.)

[Спроситель]

Как достал весь этот бред, связаный с необходимостью соблюдать какие-то формальные, никому не нужные, всем осложняющие жизнь и образующие основания для мздоимства идиотические нормы постсоветского законотворчества!!! Ну вот какого хрена дались им (ЦБ РФ) эти подотчетные суммы??? Когда уже в законах то этот совок закончится??? Ладно, 1993 год - соициалистические идеалы еще свежи в памяти. Советские рубли - собственность Советского госудраства, Советский человек - серая тварь дрожащая.Но сейчас на дворе 2008 год! А бреда не меньше....

[Аланда]

Спроситель, это уже тема для другого раздела форума.

[Innoch]

Сообщение от Спроситель

Почитал. Есть легальный вариант: Если надо выдать еще чуть чуть денег делаем вначале возврат в кассу а затем выдаем то что приняли плюс еще столько, сколько надо выдать сверху )) По моему очень удобно. Как считаете?

мы так и делаем

[Olesya81]

[QUOTE=
4. Налоговый орган, как то раз пытался надуть губы, когда увидел, какие суммы подотчета у меня болтаются. Единственное, чем они меня пугали - это то что вот сейчас как поставят они всю сумму сотруднику в доход, да типа как заплатите вы НДФЛ. Я поржал, конечно, и пожелал им счастливого пути. )))[/QUOTE]
У нас так и сделали! 800 тыс было в подотчете у директора, насчитали НДФЛ 104тыс + 50тыс штарф на организ.+2тыс админ. + пени....

[Спроситель]

Сообщение от Olesya81

У нас так и сделали! 800 тыс было в подотчете у директора, насчитали НДФЛ 104тыс + 50тыс штарф на организ.+2тыс админ. + пени....

В арбитраж! Натуральный произвол!

[Olesya81]

Сообщение от Спроситель

В арбитраж! Натуральный произвол!

все "неотчитанные" суммы включили ему в доход и начислили налог на основании п. 1 ст. 210 и п. 2 ст. 211 НК РФ. С чем я прийду в арбитраж?

[Спроситель]

Сообщение от Olesya81

все "неотчитанные" суммы включили ему в доход и начислили налог на основании п. 1 ст. 210 и п. 2 ст. 211 НК РФ. С чем я прийду в арбитраж?

С тем что нет оснований у налогвого органа считать подочтенные суммы доходом подотчетного лица.