Оформляем командировку...

[Log_in]

продолжение...

Расходы на служебную командировку: компенсация проживания

Часть вторая.

См. также часть первую «Расходы на служебную командировку: компенсация проезда»
См. также часть третью «Расходы на служебную командировку: выплата суточных»

Пархачева М.А.,
член Научно-экспертного совета при Палате налоговых консультантов России,
руководитель КГ "Экон-Профи"

Расходы «упрощенца» на наем жилого помещения во время командировки учитываются при исчислении единого налога в полном размере, т.е. в размере фактических расходов, подтвержденных документами.

Заметим: если командированный сотрудник не представит документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от НДФЛ в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). Учесть эти суммы при исчислении единого налога не удастся, поскольку их нельзя признать документально подтвержденными, а нормирование касается только доходов физических лиц.

Какие же расходы можно учесть по этой статье.

• Проживание во время командировки в гостинице
• Дополнительные услуги гостиниц
• Проживание во время командировки в квартире

Проживание во время командировки в гостинице

Понятно, что проживание сотрудника в гостинице во время командировки можно учесть при налогообложении. Подтверждаются такие расходы документами, выдаваемыми гостиницей. По мнению Минфина России такими документами являются квитанции или счета за проживание в гостинице (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 22 мая 2007 г. № 03-03-06/1/279). В любом случае в таких документах должны быть указаны следующие необходимые данные: фамилия проживающего лица, стоимость снимаемого им номера и срок пребывания. Обычно командированным выдается бланк строгой отчетности - счет по форме № 3-Г или 3-ГМ, которая заполняется при оформлении оплаты брони, проживания, а также дополнительных платных услуг, при отсутствии специальных талонов.

Указанные формы, используемые в сфере гостиничного хозяйства, утверждены приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121 и продолжают применяться до утверждения форм бланков строгой отчетности, но не позднее 1 июня 2008 г. (постановление Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171).

В письме Минфина России от 25 марта 2004 г. № 16-00-24/9 отмечено, что эти бланки продолжают действовать, являются официальными государственными документами и распространяются на все организации, занимающиеся гостиничными услугами на территории Российской Федерации. Поэтому они являются документами, подтверждающими проживание командированного работника в гостинице.

Часто с такими документами возникают проблемы.

Так, согласно постановлению ФАС Поволжского округа от 19 июня 2007 г. № А65-19391/06-СА1-7 налоговым органам не понравились оплаченные счета за проживание в гостиницах, в которых указаны ИНН с нарушенной структурой, вследствие чего они потребовали признать расходы не подтвержденными документально. Но суд, рассмотрев все необходимые документы, подтверждающие направление работника в командировку, а также проанализировав остальные реквизиты счетов, нашел, что документы, имеющие подписи работников гостиницы, оформлены верно. Суд посчитал, что организация и ее работники фактически не могут проверить достоверность указанных в счетах ИНН, и законодательство на них такой обязанности не возлагает. Налоговый орган, в свою очередь, имея все необходимые сведения, не провел встречные проверки гостиниц в местах их расположения. Поэтому был сделан следующий вывод: налогоплательщиком доказан факт несения расходов на оплату найма жилых помещений командированными работниками, и эти расходы обоснованно учтены при налогообложении.

Если при заграничной командировке организация воспользуется услугами туристической фирмы для оплата гостиницы и не будет иметь на руках счета (ваучер) на проживание, она все же сможет учесть эти расходы на основании счета турфирмы и подписанного с ней акта выполненных работ (письмо Управления ФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 20-12/43886@).

Дополнительные услуги гостиниц

Кроме непосредственной оплаты проживания командированного сотрудника в гостинице в состав командировочных расходов могут быть отнесены расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, кроме расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, а также за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Интересный нюанс: многие гостиницы предоставляют номера вместе с дополнительной услугой - завтраком, причем взять номер без завтрака не представляется возможным. Что делать с таким расходом? Конечно налоговые органы возражают против учета в целях налогообложения подобных расходов.

В частности, это видно из постановления ФАС Северо-Западного округа от 14 марта 2008 г. № А56-17471/2007. Командированный работник представил в комплекте отчета по командировке оплаченный счет из гостиницы, причем в услугу за проживание вошла дополнительная услуга на предоставление клиенту гостиницы завтрака, не выделенная в счете отдельной суммой. Организация учла все расходы полностью, но налоговая инспекция посчитала, что расходы завышены за счет завтрака, рассчитала его стоимость исходя из нормативов и исключила из состава расходов. Суд посчитал расходы обоснованными, а также указал на то, что сумма завтрака не доказана по размеру.

Минфин России долгое время указывал, что нельзя учесть в качестве расходов дополнительные расходы на оплату услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 3 июля 2006 г. № 03-03-04/2/170).

Однако согласно письму Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 31 мая 2007 г. № 03-03-06/1/348 налогоплательщикам все-таки сделаны некоторые уступки: им разрешено учесть расходы на приобретение телефонных и интернет-карт, необходимых в командировке для осуществления связи, в составе расходов в пределах лимита, установленного в организации (при условии их соответствия критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ). Правда, к сожалению, в письме не указано, какую именно документацию надо предоставить для того, чтобы подтвердить понесенные расходы, и достаточно ли для этого одной лишь телефонной или интернет-карты.

Список «запрещенных» дополнительных расходов настолько велик, что у налогоплательщиков возникает вопрос: какие услуги гостиниц можно учесть при налогообложении?

В качестве дополнительных услуг можно признать, например, бронирование номера в гостинице (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 марта 2006 г. № А28-10790/2005-233/15).

Однако командированный работник может проживать не в гостинице, а в другом месте. Как тогда обстоят дела?

Проживание во время командировки в квартире

Так, организация может приобрести в другом городе квартиру и использовать ее как гостиницу во время командировок ее работников в этот город. Можно ли считать расходы на содержание этой квартиры командировочными расходами?

По мнению Минфина России, расходы на содержание квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников во время командировки (командировочного удостоверения, проездных документов до места командировки, пр.), могут быть отнесены к признаваемым при налогообложении прибыли расходам. Однако такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Расходы на содержание квартиры за то время, что она пустовала, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли (письма Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533).

Исходя из сказанного, расходы на содержание квартиры, предназначенной для проживания командированных работников, можно учесть только в части, когда она фактически использовалась для проживания.

Приведенная позиция финансового ведомства распространяется и на случай проживания командированного работника в арендованной квартире. Согласно письму Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России, от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58 плата за аренду используемой для проживания работников во время командировок квартиры, исчисленная за то время, что квартира пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения.

Хотя ранее Минфин России давал иные разъяснения. Например, в письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 2 июня 2005 г. № 03-03-01-04/1/306 говорилось: если организация регулярно направляет своих работников в командировки в один и тот же населенный пункт и для этих целей арендует жилое помещение, в котором проживают командированные работники, документально подтвердить факт проживания работников именно в этом жилом помещении не представляется возможным. Поэтому в рассматриваемой ситуации расходы на аренду квартиры не являются документально подтвержденными, а значит, они не могут относиться к расходам на командировки и уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций (для упрощенцев» - по единому налогу).

Кроме того, правомерность учета командировочных расходов в счет арендной платы в связи с проживанием работников в арендованных квартирах подтвердил и ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 4 апреля 2005 г. № А29-1590/2004а.

В постановлении от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007 ФАС Северо-Западного округа подробно разъяснил: командированный вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. В таком случае документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения, может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме, поскольку НК РФ не содержит требований к документам, которые должен представить налогоплательщик в подтверждение расходов по найму жилого помещения.

Таким образом, документ подтверждающий расходы по найму жилого помещения, может быть составлен нанимателем и наймодателем в произвольной форме. В частности, такими документами могут быть квитанции к приходному кассовому ордеру, оформленные государственными образовательными учреждениями, расположенными в регионах командирования работников, если в них указана стоимость проживания за весь период, имеются подписи уполномоченных лиц и печать.

См. также часть первую «Расходы на служебную командировку: компенсация проезда»
См. также часть третью «Расходы на служебную командировку: выплата суточных»

Источник: журнал "Упрощенка", № 6, июнь 2008 г.