Учет ГСМ на арендованный автомобиль

[Venenasha]

Путевые-основание для списания бензина на затраты. кто списывает их? вы?

[Анн@]

Сообщение от Venenasha

Путевые-основание для списания бензина на затраты. кто списывает их? вы?

Затраты на бензин наши. Но путевой лист ведет владелец автомобиля, разве нет?

[vsv-boss]

Сообщение от Анн@

Наша организация заключила "Договор аренды ТС с экипажем" с индивидуальным предпринимателем.
Топливом заправляет автомобиль наша организация:
1. по смарт-карте. Делаем предоплату на ГСМ, эти деньги зачисляются на карту, последним днем месяца нам выставляют счет-фактуру на израсходованное топливо.
При каждой заправке водитель сдает кассовый чек на сумму заправленного топлива.

Это правильно, что сдаёт. Это подтверждает факт заправки топливом.

Сообщение от Анн@

2. когда на карте пусто, водитель заправляется за наличные и приносит кассовый чек.

Это не правильно - он не ваш сотрудник (ниже я привёл статью ГК РФ), но вы сказали что отчёт авансовый оформляете через себя - это правильно.

Сообщение от Анн@

Каким образом учитывать ГСМ в бух. и налоговом учете, что должен предоставить нам ИП (акт выполненных работ, счет на оплату, копии путевых листов?).

К договору аренды с некоторых пор (решение ВАС) можно не составлять акт оказания услуг, а оплачивать согласно договора, но мы всё-равно для своих арендаторов делаем акты и подписываем двумя сторонами (привычка)

Сообщение от Анн@

Я так понимаю, что путевые ведет владелец авто. При повременной оплате последним днем месяца он выставляет нам счет на оплату за аренду авто, к которому прикладывает копии путевых листов.
Отрывные талоны к путевым есть в путевых 4-П - это для организаций, а наш арендодатель - ИП. У ИП путевой лист другой, там нет талонов. Он предоставляет нам копии или он может выписывать и 4-П?
Согласно путевым списывать топливо надо ежедневно, или общей суммой за месяц?

Арендодатель даёт: Акт, счёт и сч-ф, если они плательщики НДС
Списание затрат происходит по окончанию отчётного периода.

Сообщение от Анн@

Затраты на бензин наши. Но путевой лист ведет владелец автомобиля, разве нет?

Нет, не правильно. Подписав договор аренды вы становитесь ВЛАДЕЛЬЦЕМ транспортного средства.
И вот некоторые обязанности:

Сообщение от ГК РФ

Статья 635. Обязанности арендодателя по управлению и технической эксплуатации транспортного средства
1. Предоставляемые арендатору арендодателем услуги по управлению и технической эксплуатации транспортного средства должны обеспечивать его нормальную и безопасную эксплуатацию в соответствии с целями аренды, указанными в договоре. Договором аренды транспортного средства с экипажем может быть предусмотрен более широкий круг услуг, предоставляемых арендатору.
2. Состав экипажа транспортного средства и его квалификация должны отвечать обязательным для сторон правилам и условиям договора, а если обязательными для сторон правилами такие требования не установлены, требованиям обычной практики эксплуатации транспортного средства данного вида и условиям договора.
Члены экипажа являются работниками арендодателя. Они подчиняются распоряжениям арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации, и распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации транспортного средства.
Если договором аренды не предусмотрено иное, расходы по оплате услуг членов экипажа, а также расходы на их содержание несет арендодатель.

Статья 636. Обязанность арендатора по оплате расходов, связанных с коммерческой эксплуатацией транспортного средства
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов.

Таким образом. Путевые листы должны оформляться вашей организациеё, а у водителя, кроме обязательных документов, определяемых ПДД, при себе должна быть заверенная СОБСТВЕННИКОМ копия договора аренды автомашины.
Ваши путевые листы и будут основанием для подтверждения обоснованности списания топлива, а не чужие.