Компенсация за сотовый

[Иринка]

Скажите, есть какие-нибудь варианты компенсировать затраты (хотя бы директору - 300-500р) на сотовый? Какие- нибудь нормы, как на использование личного автомобиля?

[Нефедова Елена]

У нас в компании это делается следующим образом:

В конце месяца приходит распечатка звонков (у нас это все проходит ч/з специальную программу, но у Вас, наверное, будет в бумажной форме), сотрудник, который имеет корпоративный номер, записанный на компанию, отмечает свои звонки - личные и по бизнесу, затем подписывает эту распечатку у своего руководителя и отдает в бухгалтерию. Сумма личных звонков удерживается из з/п. Сумма звонков по бизнесу идет в затраты.

А вообще, почитайте вот это разъяснение:
Мобильная связь.doc

[Катрин]

"СВОЙ" КОНЬ БОРОЗДЫ НЕ ИСПОРТИТ,
ИЛИ КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
ЛИЧНОГО ИМУЩЕСТВА РАБОТНИКА

Многие организации в силу различных причин разрешают работникам использовать при выполнении трудовой функции личное имущество. В статье речь пойдет о трудовых и налоговых вопросах такого использования.

Довольно распространенной на практике является ситуация, когда работник свое личное имущество использует в интересах работодателя. В большинстве случаев это автомобиль, реже - компьютер, мобильный телефон, инструменты или иное имущество.
При этом согласно ст. 188 ТК РФ работник, использующий в интересах работодателя личное имущество, имеет право на компенсацию и возмещение расходов, связанных с использованием такого имущества. О компенсации за использование личного автомобиля поговорим как-нибудь в следующий раз, а сейчас остановимся на компенсации за использование иного, кроме автомобиля, личного имущества работника.
В соответствии со ст. 188 ТК РФ компенсация выплачивается на основании письменного соглашения работника и работодателя. Компенсация не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц (НДФЛ), единым социальным налогом (ЕСН) и может быть учтена в расходах по налогу на прибыль организации (п. 3 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 238, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Рассмотрим, как правильно оформить использование работником личного имущества в интересах работодателя и выплату компенсации, чтобы не нарушить права работника, соблюсти интересы работодателя и не поссориться с налоговыми органами.
Самым главным документом, который обязательно следует составить, является соглашение об использовании личного имущества работника в интересах работодателя. Поскольку согласно п. 21 ст. 270 НК РФ в расходах по налогу на прибыль не учитываются все виды вознаграждений работникам, предоставляемых помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров, лучше, чтобы соглашение было частью трудового договора (например, приложением к нему). Не важно, составляют ли трудовой договор и соглашение, являющееся приложением к нему, один документ или нет.
В соглашении необходимо указать:
1) вид используемого имущества и его характеристики;
2) права работника в отношении имущества;
3) порядок использования имущества;
4) размер компенсации за использование (в твердой сумме либо порядок ее определения);
5) порядок возмещения расходов, связанных с использованием;
6) срок использования имущества.

Вид используемого имущества и его характеристики

Имущество, которое используется работником в интересах работодателя, может быть любым.
В соглашении следует как можно подробнее описать личное имущество работника, используемое в интересах работодателя, - его наименование (иные идентифицирующие признаки, например марка, модель, год выпуска, серийный номер), технические характеристики, состояние.

Права работника в отношении имущества

Права работника в отношении имущества должны быть документально подтверждены, т.е. работник должен представить документы о собственности или ином вещном праве.
На этом часто настаивают налоговые органы. Ведь согласно ст. 188 ТК РФ компенсация может выплачиваться лишь при использовании личного имущества работника. Поэтому отсутствие документов, подтверждающих право собственности (или иное вещное право) на имущество, за использование которого выплачивается компенсация, может послужить причиной конфликта с налоговыми органами.
Документы, подтверждающие право собственности, например, на мобильный телефон или компьютер, у работника, скорее всего, отсутствуют.
Однако отсутствие документов, подтверждающих права работника использовать имущество, по нашему мнению, не лишает его возможности получать компенсацию, а организацию выплачивать ее и включать в расходы по налогу на прибыль. По смыслу гражданского законодательства право собственности всегда предполагается у лица, которое фактически владеет соответствующим имуществом. Пока не доказано обратное, данное лицо признается собственником имущества (законным владельцем).
Если в соглашении работник назван собственником используемого в интересах работодателя имущества, то, пока такое соглашение не оспорено (в судебном порядке), в отношениях с работодателем он остается собственником.

Порядок использования имущества

Обязанность производить соответствующие выплаты работнику возникает у работодателя, если имущество работника используется:
- самим работником. Если личное имущество работника используется не им самим или не только им самим, но и другими работниками организации-работодателя, то такие отношения уже не будут подпадать под действие ст. 188 ТК РФ. В этом случае работнику и организации-работодателю необходимо заключить договор аренды;
- в интересах работодателя. Компенсация может выплачиваться только в тех случаях, когда имущество каким-либо образом участвует в исполнении работником своей трудовой функции. Необходимость использования работником данного имущества в трудовой деятельности может быть подтверждена любыми документами - трудовым договором, должностной инструкцией, иными локальными нормативными актами организации-работодателя.
Если работник использует мобильный телефон, то в должностной инструкции можно предусмотреть "поддержание в случае необходимости постоянной телефонной связи с непосредственным руководителем", в трудовом договоре в качестве одной из обязанностей работодателя - "обеспечение работника необходимыми техническими средствами (мобильным телефоном) для поддержания в случае необходимости постоянной связи с непосредственным руководителем организации". Минфин России предлагает также иметь утвержденный руководителем организации перечень работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование мобильной связи (см. Письмо Минфина России от 23.05.2005 N 03-03-01-04/1/275).

Примечание. В соглашении лучше предусмотреть размер компенсации за каждый день использования работником личного имущества в интересах работодателя.

Пример. Извлечение из Соглашения об использовании работником личного имущества в интересах работодателя, заключенного ООО "Секрет" и Т.Т. Петровым.
"4.3. Компенсация за использование работником в интересах работодателя личного имущества, указанного в пункте 1.2 Соглашения, составляет 20 рублей за каждый день фактического использования имущества.
4.4. Количество дней фактического использования имущества определяется сторонами по итогам каждого месяца и отражается в подписываемом ими акте".

Если работник использует имущество каждый рабочий день, то документом, подтверждающим количество дней фактического использования имущества, является табель учета рабочего времени.
Если же работник использует имущество от случая к случаю, не каждый рабочий день, то по окончании месяца следует составлять акт, в котором бы отражалось количество дней фактического использования имущества. Использование личного имущества в те или иные дни может подтверждаться и иными документами (перечень таких документов следует привести в соглашении).

-----------------------------------------------------------------¬
¦ Акт N 24/к ¦
¦ о выплате компенсации ¦
¦ за использование в интересах работодателя ¦
¦ личного имущества работника ¦
¦ ¦
¦ Курск 03.02.2006¦
¦ ¦
¦ Роторов Р.Р. (далее - Работник) и ООО "Галочка" в лице¦
¦генерального директора Смирнова Ю.Л., действующего на основании¦
¦устава (далее - Работодатель), подписали настоящий акт о¦
¦нижеследующем. ¦
¦ 1. В соответствии с Соглашением об использовании личного¦
¦имущества работника от 12.12.2005 N 12-12 (далее - Соглашение)¦
¦Работник при выполнении трудовой функции использует¦
¦принадлежащий ему на праве собственности персональный компьютер.¦
¦ 2. В январе 2006 г. работником при выполнении им трудовой¦
¦функции имущество, указанное в п. 1 настоящего акта,¦
¦использовалось 12 рабочих дней. ¦
¦ 3. В соответствии с п. 2 Соглашения за каждый рабочий день¦
¦использования имущества, указанного в п. 1 настоящего акта,¦
¦Работодатель обязан выплатить работнику 20 руб. Сумма¦
¦компенсации за январь 2006 г. составляет 240 руб. ¦
¦ 4. Компенсация должна быть выплачена не позднее 3 дней с¦
¦момента подписания настоящего акта. ¦
¦ 5. Настоящий акт составлен в двух экземплярах - по одному¦
¦для Работника и Работодателя. ¦
¦ 6. Реквизиты и подписи сторон: ¦
¦ ¦
¦ Работник Работодатель ¦
L-----------------------------------------------------------------

Необходимость использования имущества каждый рабочий день связана с особенностями трудовой функции работника и подтверждается трудовым договором, должностной инструкцией, правилами или иными локальными нормативными актами.
Очень часто работник использует личное имущество в работе не целый месяц из-за командировок, отпуска, болезни или иных подобных обстоятельств. Если работник в течение какого-либо времени имущество не использовал, то компенсация за это время на основании ст. 188 ТК РФ выплачиваться не должна.
Организация, выплатившая компенсацию за дни месяца, в которые имущество фактически не использовалось работником при выполнении своей трудовой функции, должна удержать с соответствующих сумм НДФЛ. Начислять же ЕСН нет необходимости согласно п. 3 ст. 236 НК РФ. Поскольку компенсация за эти дни не будет учитываться в расходах по налогу на прибыль, то она не признается и объектом обложения ЕСН.

Пример. В соответствии с соглашением за использование личного инструмента работник получает ежемесячную компенсацию в размере 900 руб. за целый месяц.
В июле 2006 г. по графику работник должен был отработать 21 день. Однако в связи с болезнью отработал только 10 дней.
Организация выплатила ему компенсацию за июль в размере 900 руб.
Размер компенсации, не подлежащий обложению НДФЛ, составляет 428,57 руб. (900 руб. : 21 день х 10 дней). Следовательно, с части компенсации в размере 471,43 руб. (900 - 428,6) необходимо удержать НДФЛ - 61,29 руб. (471,43 руб. х 13%).
В расходах по налогу на прибыль будут учтены только 428,57 руб. компенсации, а ЕСН не начисляется на все 900 руб. компенсации.

Размер компенсации за использование
личного имущества работника

Трудовое законодательство не ограничивает работника и работодателя в праве установить соглашением любой размер компенсации.
Налоговое законодательство прямо ограничивает только размер компенсации за использование личного автомобиля, учитываемый в расходах по налогу на прибыль (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Следовательно, компенсация, выплачиваемая за использование другого, кроме автомобиля, личного имущества работника может учитываться при налогообложении прибыли в полном размере и в полном размере не облагаться ни ЕСН, ни НДФЛ.

Примечание. Работник и работодатель могут установить соглашением любую сумму компенсации за любое имущество. В налоговом законодательстве ограничение установлено только для компенсаций за использование автомобиля.

Минфин России вполне согласен с тем, что компенсация за использование иного, кроме личного автомобиля, имущества не подлежит обложению ЕСН и НДФЛ в размерах, установленных соглашением сторон (см. Письмо Минфина России 02.03.2006 N 03-05-01-04/43).
В расходы по налогу на прибыль затраты на выплату компенсации включаются, если соответствуют критериям ст. 252 НК РФ.
Согласно п. 2 ст. 252 НК РФ расходы должны быть:
- экономически оправданы;
- документально подтверждены;
- произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Экономическая оправданность - оценочная категория. Именно экономическую оправданность компенсации обычно связывают с ее размером.
По мнению Минфина России экономически оправданным будет считаться такой размер компенсации, который бы соответствовал сумме начисленной амортизации по имуществу в соответствии с положениями гл. 25 НК РФ (см. Письмо Минфина России от 31.12.2004 N 03-03-01-04/1/194).

Пример. Предположим, что работник при выполнении своей трудовой функции использует с согласия организации-работодателя личный компьютер. Срок полезного использования компьютера согласно Постановлению Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы" - от 3 до 5 лет. Если стоимость компьютера составляет 12 000 руб., то путем начисления амортизации (линейным методом) каждый месяц на расходы организации относилось бы 333,33 (максимально) или 200 (минимально) руб.
Если сумма компенсации приблизительно равна сумме амортизации, то вряд ли у налоговых органов возникнут сомнения относительно экономической оправданности такой компенсации.

Если сумма компенсации, предусмотренная соглашением работника и работодателя, выше суммы начисленной амортизации, то организации, скорее всего, придется поспорить с налоговыми органами относительно экономической оправданности расходов.
Выплата компенсации подтверждается расходными кассовыми ордерами (если она выплачивается наличными деньгами) или платежными поручениями (если она выплачивается в безналичном порядке).
То, что компенсация произведена для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, подтверждается необходимостью использования имущества, за которое эта компенсация выплачивается, при осуществлении работником своей трудовой функции.

Порядок возмещения расходов,
связанных с использованием имущества

Важно понимать, что это иной, отличный от компенсации, вид выплат работнику, связанных с использованием его имущества. Компенсация призвана возместить работнику износ имущества, а возмещаемые расходы - это затраты, которые возникают у работника в связи с использованием имущества (расходные материалы, техническое обслуживание, обязательное страхование и др.).
В случае использования мобильного телефона к таким расходам относятся затраты на оплату услуг связи, предоставляемых оператором, а в случае использования компьютера - затраты на приобретение программного обеспечения.
Возмещаемые расходы должны быть связаны с использованием имущества в интересах работодателя. Если работник использует имущество и в личных целях, и в интересах работодателя, то возмещению подлежат только расходы, связанные с использованием имущества в интересах работодателя.
При использовании мобильного телефона возмещаются только расходы на "производственные" звонки. Поэтому необходимо иметь счета оператора сотовой связи с детализацией входящих и исходящих вызовов. Эти счета пригодятся и для подтверждения количества дней фактического использования телефона в целях выплаты компенсации (см. выше).
Размер расходов, подлежащих возмещению работнику по итогам каждого месяца, можно отразить в акте, подписываемом работником и работодателем.

Срок использования имущества

Соглашением можно установить любой срок использования личного имущества работника в интересах работодателя. В отсутствие специальных указаний срок использования имущества равен сроку действия соглашения.

* * *

В заключение приведем примерную форму Соглашения об использовании личного имущества работника в интересах работодателя.

-----------------------------------------------------------------¬
¦ Соглашение N ___ ¦
¦ об использовании личного имущества работника ¦
¦ в интересах работодателя ¦
¦ ¦
¦ ___________________ (наименование организации) в лице¦
¦___________________ (фамилия, имя, отчество физического лица,¦
¦подписавшего соглашение), действующего на основании¦
¦___________________ (документ, подтверждающий полномочия лица,¦
¦подписавшего соглашение), именуемое в дальнейшем "Работодатель",¦
¦и ___________________ (фамилия, имя, отчество работника),¦
¦именуемый в дальнейшем "Работник", заключили настоящее¦
¦Соглашение о нижеследующем. ¦
¦ 1. Работник, являющийся собственником ___________________¦
¦(вид имущества), использует его в интересах Работодателя при¦
¦осуществлении своей трудовой функции. ¦
¦ Необходимость использования данного имущества при¦
¦осуществлении Работником трудовой функции основана на¦
¦___________________ (документ - трудовой договор, должностная¦
¦инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, иной¦
¦локальный нормативный акт). ¦
¦ Работодатель выполняет обязанность по предоставлению¦
¦Работнику соответствующего имущества, предусмотренную¦
¦___________________ (документ - соглашение, коллективный¦
¦договор, трудовой договор), путем выплаты компенсации и¦
¦возмещения расходов, связанных с использованием имущества, в¦
¦порядке, предусмотренном настоящим Соглашением. ¦
¦ 2. Имущество, указанное в п. 1 настоящего Соглашения, имеет¦
¦следующие характеристики __________________ (марка, модель,¦
¦серийный номер, технические характеристики, состояние и т.п.¦
¦характеристики имущества). ¦
¦ Во время использования Работником в интересах работодателя¦
¦имущества оно будет находиться __________________ (место¦
¦нахождения имущества). ¦
¦ 3. Работник использует имущество, указанное в п. 1¦
¦настоящего Соглашения, в соответствии с его назначением при¦
¦выполнении своей трудовой функции. Работник использует имущество¦
¦лично. ¦
¦ Работодатель не может разрешать другим работникам¦
¦организации использовать данное имущество. ¦
¦ 4. За каждый день фактического использования имущества,¦
¦указанного в п. 1 настоящего Соглашения, работнику выплачивается¦
¦компенсация в размере ____________ руб. ¦
¦ Компенсация выплачивается _____ числа каждого месяца или¦
¦вместе с заработной платой за вторую половину соответствующего¦
¦месяца. ¦
¦ По итогам каждого месяца Работник и Работодатель составляют¦
¦акт, в котором отражаются количество дней фактического¦
¦использования имущества Работником в интересах Работодателя и¦
¦причитающаяся Работнику сумма компенсации. Форма акта приведена¦
¦в Приложении N 1 к настоящему Соглашению. Акт должен быть¦
¦подписан не позднее _____ числа месяца, следующего за месяцем¦
¦использования имущества. ¦
¦ 5. Работнику возмещаются расходы, связанные с использованием¦
¦имущества, на основании следующих документов __________________¦
¦(например, документы об оплате услуг по ремонту имущества, об¦
¦оплате программного обеспечения, счета оператора сотовой связи)¦
¦и на основании других документов, подтверждающих такие расходы. ¦
¦ Расходы оплачиваются одновременно с выплатой компенсации,¦
¦предусмотренной п. 4 настоящего Соглашения. ¦
¦ Расходы, подлежащие возмещению в соответствующем месяце,¦
¦отражаются в акте, подписываемом сторонами одновременно с актом,¦
¦указанным в п. 4 настоящего Соглашения. Форма акта приведена в¦
¦Приложении N 2 к настоящему Соглашению. ¦
¦ 6. Срок использования имущества, указанного в п. 1¦
¦настоящего Соглашения, составляет ___ лет. Настоящее Соглашение¦
¦действует до момента выполнения Работником и Работодателем всех¦
¦обязательств по нему. ¦
¦ ¦
¦ Реквизиты и подписи Работника и Работодателя ¦
¦ ¦
¦ Работник Работодатель ¦
L-----------------------------------------------------------------

И.Михайлов
АКДИ "Экономика и жизнь"
Подписано в печать
16.06.2006

[Катрин]

Про компенсацию авто + воспользуйтесь поиском много раз уже поднималась тема
http://www.glavbyh.ru/showthread.php?t=146
http://www.glavbyh.ru/showthread.php?t=1843

[Валерия]

Сообщение от Иринка

Скажите, есть какие-нибудь варианты компенсировать затраты (хотя бы директору - 300-500р) на сотовый? Какие- нибудь нормы, как на использование личного автомобиля?

Я делаю так:
Много писем есть которые разрешают устанавливать лимит разговоров.... но все таки в НК ни каких лимитов нет, кроме как при использовании личного транспорта.
Поэтому каждый сторудник САМ ОПРЕДЕЛЯЕТ какие звонки личные, какие рабочие. У нас нет ограничений ни во времени суток (звонок может быть очень ранний - если это вочсточные регионы страны) ни по дням недели 9выходные, отпускные).
Если счет фактура за январь 2007г приходит 31 январем, то этим же днем делаю проводки:

Дт 44.1 Кт 60.1 100 руб рабочие разговоры
Дт 19.3 Кт 60.1 18 руб
Дт 76.5 Кт 60.1 70 руб Личные разговоры
Дт 50.1 Кт 76.5 70 руб

В одном отчетном периоде, т.е. в январе 2007г работник получил услугу и в этом же приоде возметил в кассу личные разговоры.

Сотовые апараты были приобретены по безналу.
Я считаю так, что
-если труба принадлежит сотруднику, то ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЕНСИРУЕТ рабочие разговоры СОТРУДНИКУ
-если труба принадлежит конторе, то СОТРУДНИК КОМПЕНСИРУЕТ личные разговоры ОРГАНИЗАЦИИ

Только по шефам определяю лимит позднее 19.00 и до 8.00 ставлю на личные разговоры, т.к. звонков очень много и действительно нет возможности определить где какой звонок.....

[Иринка]

спасибо всем!

[JenyaVF]

А у меня вопрос. У нас все сотовые номера сотрудников оформлены на физ.лиц., но при этом используются в рабочих целях. Оплата услуг предприятие производит фиксированной суммой, а именно оплачивает наличным расчетом раз в месяц. Могу ли я подтверждающим документом оплаты услуг оператора использовать кассовый чек и товарный, при этом не заключая с оператором договор????

[Валерия]

Сообщение от JenyaVF

А у меня вопрос. У нас все сотовые номера сотрудников оформлены на физ.лиц., но при этом используются в рабочих целях. Оплата услуг предприятие производит фиксированной суммой, а именно оплачивает наличным расчетом раз в месяц. Могу ли я подтверждающим документом оплаты услуг оператора использовать кассовый чек и товарный, при этом не заключая с оператором договор????

Все оформлено на физ лиц. Если физ лица разговаривают в связи с произ необходимостью (Рабочие звонки) то ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЕНСИРУЕТ работнику его рабочие переговоры.
Не понятна формулировка - кому организация оплачивает? Если я правильно понимаю, то должна оплачивать сотруднику за использование его имущества в производственных целях. Получается что Вы оплачиваете оператору связи что-ли? Или как?

[JenyaVF]

На данный момент, мой директор кладет фиксированную сумму на номер работника через банкамат или сеть магазинов Евросеть.
Пробовали заключить договор с оператором, но оператор не предоставляет счет фактуру и осбого желание не проевляет, так как номера оформлены на физ.лиц. Переоформлять номара на организацию работники не горят желанием.