Учет ГСМ на арендованный автомобиль

[Анн@]

Наша организация заключила "Договор аренды ТС с экипажем" с индивидуальным предпринимателем.
Топливом заправляет автомобиль наша организация:
1. по смарт-карте. Делаем предоплату на ГСМ, эти деньги зачисляются на карту, последним днем месяца нам выставляют счет-фактуру на израсходованное топливо.
При каждой заправке водитель сдает кассовый чек на сумму заправленного топлива.
2. когда на карте пусто, водитель заправляется за наличные и приносит кассовый чек.
Каким образом учитывать ГСМ в бух. и налоговом учете, что должен предоставить нам ИП (акт выполненных работ, счет на оплату, копии путевых листов?).

[sous]

Сообщение от Анн@

(акт выполненных работ, счет на оплату, копии путевых листов?).

да, это все нужно, без путевых листов пробег не известен и не списать расход бензина
если есть договор, то оплата может быть и без наличия счета, по договору

[Анн@]

Я пока определила такую схему:
1. покупка за нал по чекам - этим же днем создаю приходную накладную (приходую дизтопливо на сч. 10)
2. счет-фактура, полученный в последний день месяца - этим же днем создаю приходную накладную (приходую дизтопливо на сч. 10). Здесь сомневаюсь, правильно по счет-фактуре или по чекам в дни фактических заправок?
3. последним днем месяца в бух.учете все с 10 счета списываю на 44 в затраты, в налоговом учете списываю в расходы по расчитанным нормам расхода топлива.
Есть ошибки?

[Venenasha]

1. покупку за нал через 71, когда водитель отчитается за деньги подотчетные.т.е.10-71,2. Покупку по карте топливной: в коце меся ца они предоставляют накладную и с/ф. По накладной приходуется 10-60,(76). Согласно путевым листам списывается бензин:44(20,26)-10/3. сумбурно но понять можно

[Анн@]

Сообщение от Venenasha

1Согласно путевым листам списывается бензин:44(20,26)-10/3.

Я так понимаю, что путевые ведет владелец авто. При повременной оплате последним днем месяца он выставляет нам счет на оплату за аренду авто, к которому прикладывает копии путевых листов.
Отрывные талоны к путевым есть в путевых 4-П - это для организаций, а наш арендодатель - ИП. У ИП путевой лист другой, там нет талонов. Он предоставляет нам копии или он может выписывать и 4-П?
Согласно путевым списывать топливо надо ежедневно, или общей суммой за месяц?

[Venenasha]

Путевые-основание для списания бензина на затраты. кто списывает их? вы?

[Анн@]

Сообщение от Venenasha

Путевые-основание для списания бензина на затраты. кто списывает их? вы?

Затраты на бензин наши. Но путевой лист ведет владелец автомобиля, разве нет?

[sous]

Сообщение от Анн@

Согласно путевым списывать топливо надо ежедневно, или общей суммой за месяц

в путевом листе ежедневно ведется учет движения топлива, а списание за месяц вы можете делать одной проводкой по расчету пробега за месяц

[sous]

Сообщение от Анн@

Отрывные талоны к путевым есть в путевых 4-П - это для организаций, а наш арендодатель - ИП

я думаю что копии путевого листа в ашем случае это лучше, чем отрывной талон к путевке,

[Ida]

А мы прописали в договоре аренды с экипажем, что будем возмещать расходы на ГСМ. Водитель заправляется на свои деньги, приносит нам чек, путевой и мы выдаем ему деньги по 76 счету. Мне кажется в данном случае не может быть 71, это не ваш сотрудник, а человек, который оказывает услуги по договору.

[Анн@]

Сообщение от Ida

А мы прописали в договоре аренды с экипажем, что будем возмещать расходы на ГСМ. Водитель заправляется на свои деньги, приносит нам чек, путевой и мы выдаем ему деньги по 76 счету. Мне кажется в данном случае не может быть 71, это не ваш сотрудник, а человек, который оказывает услуги по договору.

Да, действительно, я через 71 счет на себя оформляю покупку и подотчет.
Но в Вашем случае не получается НДС к вычету, а мы получим счет-фактуру и поставим НДС к вычету.

[Ida]

Да, про НДС я не подумала, т.к. мы не плательщики, нам все равно.

[vsv-boss]

Сообщение от Анн@

Наша организация заключила "Договор аренды ТС с экипажем" с индивидуальным предпринимателем.
Топливом заправляет автомобиль наша организация:
1. по смарт-карте. Делаем предоплату на ГСМ, эти деньги зачисляются на карту, последним днем месяца нам выставляют счет-фактуру на израсходованное топливо.
При каждой заправке водитель сдает кассовый чек на сумму заправленного топлива.

Это правильно, что сдаёт. Это подтверждает факт заправки топливом.

Сообщение от Анн@

2. когда на карте пусто, водитель заправляется за наличные и приносит кассовый чек.

Это не правильно - он не ваш сотрудник (ниже я привёл статью ГК РФ), но вы сказали что отчёт авансовый оформляете через себя - это правильно.

Сообщение от Анн@

Каким образом учитывать ГСМ в бух. и налоговом учете, что должен предоставить нам ИП (акт выполненных работ, счет на оплату, копии путевых листов?).

К договору аренды с некоторых пор (решение ВАС) можно не составлять акт оказания услуг, а оплачивать согласно договора, но мы всё-равно для своих арендаторов делаем акты и подписываем двумя сторонами (привычка)

Сообщение от Анн@

Я так понимаю, что путевые ведет владелец авто. При повременной оплате последним днем месяца он выставляет нам счет на оплату за аренду авто, к которому прикладывает копии путевых листов.
Отрывные талоны к путевым есть в путевых 4-П - это для организаций, а наш арендодатель - ИП. У ИП путевой лист другой, там нет талонов. Он предоставляет нам копии или он может выписывать и 4-П?
Согласно путевым списывать топливо надо ежедневно, или общей суммой за месяц?

Арендодатель даёт: Акт, счёт и сч-ф, если они плательщики НДС
Списание затрат происходит по окончанию отчётного периода.

Сообщение от Анн@

Затраты на бензин наши. Но путевой лист ведет владелец автомобиля, разве нет?

Нет, не правильно. Подписав договор аренды вы становитесь ВЛАДЕЛЬЦЕМ транспортного средства.
И вот некоторые обязанности:

Сообщение от ГК РФ

Статья 635. Обязанности арендодателя по управлению и технической эксплуатации транспортного средства
1. Предоставляемые арендатору арендодателем услуги по управлению и технической эксплуатации транспортного средства должны обеспечивать его нормальную и безопасную эксплуатацию в соответствии с целями аренды, указанными в договоре. Договором аренды транспортного средства с экипажем может быть предусмотрен более широкий круг услуг, предоставляемых арендатору.
2. Состав экипажа транспортного средства и его квалификация должны отвечать обязательным для сторон правилам и условиям договора, а если обязательными для сторон правилами такие требования не установлены, требованиям обычной практики эксплуатации транспортного средства данного вида и условиям договора.
Члены экипажа являются работниками арендодателя. Они подчиняются распоряжениям арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации, и распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации транспортного средства.
Если договором аренды не предусмотрено иное, расходы по оплате услуг членов экипажа, а также расходы на их содержание несет арендодатель.

Статья 636. Обязанность арендатора по оплате расходов, связанных с коммерческой эксплуатацией транспортного средства
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов.

Таким образом. Путевые листы должны оформляться вашей организациеё, а у водителя, кроме обязательных документов, определяемых ПДД, при себе должна быть заверенная СОБСТВЕННИКОМ копия договора аренды автомашины.
Ваши путевые листы и будут основанием для подтверждения обоснованности списания топлива, а не чужие.

[Elena_Sergeevna]

Подскажите пожалуйста, как списание происходит-то вообще, вернее как расчет этот ведеться? Допустим показания спидометра на начало дня 31456, в конце 31504, т.е. проехал автомобиль 48км. Правильно? Правильно. "Дальше едем". Заправился 40 л. А как узнать сколько осталось в конце дня?
И расход по норме, я так понимаю нужно брать из распоряжения Минтранса?
И если, допустим, у меня базовая норма расхода топлива 8,7? Дальше то что? А если перерасход, или экономия? Тогда что?
У нас договор аренды транспортного средства без экипажа (ездит сотрудник), т.е. платим арендную плату, и производим списание ГСМ за свой счет.
Помогите, пожалуйста, восстановить порядок расчета....
Заранее благодарю...

[enot_71]

vsv-boss,
Анн@,
Вы меня так выручили, СПАСИБО!!!
"Убила" двух зайцев-есть за что перечислить ИП ден.ср.(он на 6%, мы-на 15%), и заодно списать расходы на ГСМ и обслуживание. Надо посмотреть, есть ли соответствующий ОКВЕД у ИП.

[vsv-boss]

Сообщение от enot_71

Надо посмотреть, есть ли соответствующий ОКВЕД у ИП.

Даже если нет ОКВЕДа, то что из этого? Это не препятствие для осуществления деятельности. ОКВЕД можно внести после начала деятельности.

[sous]

Сообщение от Elena_Sergeevna

И расход по норме, я так понимаю нужно брать из распоряжения Минтранса?

как основание для расчетов

Сообщение от Elena_Sergeevna

А как узнать сколько осталось в конце дня?

водитель каждый день составляет путевой лист и там все пишет, он же примерно и рассчитает остаток бензина по пробегу

[enot_71]

Сообщение от vsv-boss

ОКВЕД можно внести после начала деятельности.

Источник-Консультант плюс:
При регистрации новой компании придерживайтесь простых правил при указании ее будущих видов деятельности:
-при оформлении учредительных документов юридического лица не указывайте в учредительных документах компании (уставе, учредительном договоре) осуществляемые организацией виды деятельности;
-при заполнении заявления о регистрации юридического лица укажите один из кодов ОКВЭД, наиболее соответствующий характеру будущей деятельности компании. Именно на его основе вашей организации будет выбран класс (и тариф) по страхованию от несчастных случаев на производстве и выслано соответствующее уведомление органа ФСС РФ (ст.1, п.1 ст.10 Федерального закона от 25.04.2002 №40-ФЗ). Кроме того, на основе выбранного кода ОКВЭД налоговые органы будут сравнивать показатели вашей компании с данными сопоставимых компаний.
При таком подходе любое изменение видов деятельности, которые ведет ваша компания, ни к чему вас не обязывает, так как законодательством не установлена обязанность сообщать в налоговые органы сведения об изменении видов деятельности и их кодах по ОКВЭД. А значит, и ответственность за несообщение измененных сведений отсутствует (ч.2 ст.12.37, ч.2 ст. 27.13 КоАП РФ).
2006, №15, с.39 «Первые шаги новой фирмы, без падений и в правильном направлении»
Первый раз слышу, обычно в Уставе прописывают кучу всяких ОКВЭД. Но кажется мой вариант?, тем более и учредит. док-в у ИП нет.

[vsv-boss]

enot_71, вы мне не верили? Нет вы посмотрите граждане дорогие! Он мне не верит!!! А какому-то Консультанту+ верит!

[enot_71]

vsv-boss, верю конечно
Наверное потому, что я-"она".