"Сводный" Авансовый отчет - можно или нет?

[vertepa]

Возник тут такой глупый вопрос. Если по документам (чек и товарная накладная) закупили канц.товары, то в авансовых отчетах можно "сводно" написать, например, "канцелярские товары" на сумму 100р. по чеку, или нужно вписывать каждый карандаш и пачку скрепок, т.е. каждое наименование?

Еще наш автомеханник (у нас на балансе числятся автомашины) каждый месяц закупает автомобильную мелочевку, типа шланги, шайбы, реле и т.п. , и тоже отчитывается чеками и товарными чеками. Так вот, я могу в авансовом отчете указать, например сводно "автозапчасти", сумму и номер чека или тоже нужно каждую шайбу записывать?

Я всегда делала так. Если в чеке (от автомеханика) указано, что он закупил несколько наименований запчастей, автоихимию или ГСМ (моторное масло), то я считала общую сумму запчастей, химии и т.д. и вписывала наименование как "автозапчасти" или "автохимия". Я правильно делала или нужно было каждое наименование расписывать и оприходовать на склад?

[Arhimed.]

Сообщение от vertepa

то в авансовых отчетах можно "сводно" написать

что значит в АВАНСОВЫХ отчётах написать ?
в АО вообще пишется "наименование документа" (по которому видно что купили)
в чеке всё д.б. продробно написано ЧТО купили конкрено

Сообщение от vertepa

Если в чеке (от автомеханика) указано, что он закупил несколько н

Сообщение от vertepa

то я считала общую сумму запчастей, химии и т.д. и вписывала наименование

куда "вписывала" ?

в чеке - всё конкрено, АО - одним доком, по движению и списанию ТМЦ - конкрено

[Вес`на]

Arhimed., когда предоставлены товарные чеки, то авансовым отчетом номенклатурные позиции из чека приходуются на сч.10, вот туда ТС и "вписывала".
vertepa, можно оформить внутренний приказ на обобщенное наименование закупаемых позиций мелочевки. Но правильнее конечно приходовать все по наименованиям в чеке

[LunaHelen]

Мы "объединяем" и сразу списываем на счета затрат минуя 10 сч.
Например: автозапчасти, канцелярские товары, комплектующие и т.д. это касается только мелочевки конечно

[vertepa]

Спасибо всем за отклик!
У нас вроде и не большой ЧОП, но автомашины виде броневиков присутствуют и всяких гаек, шлангов, шурупов, подвесок, прокладок и т.д. и т.п. туда закупается каждый месяц немало и если я буду каждую гайку оприходовать на склад отдельным документом, то ни на что другое времени не будет. Я или повешусь, или уволюсь. Нанимать помошника, чтобы он оприходовал эту мелочевку нет возможности.

Вес`на и LunaHelen, спасибо за подсказку!

Arhimed., когда Заполняю АО, то если вписывать каждое наименование согласно чеку "гайка - 2р.", "подвеска 100р." и еще 150 наименований на 10 000р., то и с 10 счета со склада тоже надо будет списывать на расходы тоже 150 наименований по 2 р. При этом - это все "автозапчасти" на сумму 10000р. Еще раз - ни на что другое времени больше не останется, буду сидеть и оприходовать каждую гайку. ПОЭТОМУ, в АО я эти наименования указывала как "автозапчасти", которых в сумме получалось на те же 10000р. и списывала с 10сч. на расходы тоже как "автозапчасти" на эту же сумму.
Я просто хотела узнать - есть такая практика "обобщения" мелочевки или мне нужно перестать спать по ночам и все приходовать по каждому наименованию в чеке.

[Вес`на]

Сообщение от vertepa

есть такая практика "обобщения" мелочевки или мне нужно перестать спать по ночам и все приходовать по каждому наименованию в чеке.

есть, но прямиком, минуя 10 счет на счета издержек не советую кидать, налорги при проверках обращают внимание на нарушение ПБУ.

[Аланда]

Сообщение от vertepa

эти наименования указывала как "автозапчасти",

Мне кажется,это уж очень укрупненная группа получается,хотя бы отделить гайки от подвесок,вы же не в комплекте их реально использовать будете,а по отдельности,тем более,что и цена у них сильно отличается.можно ведь сделать группу "крепеж",группу подвесок и что там еще есть приблизительно одинаковое по назначению использования,может получитьс на 150 наименований,а 5 от силы 10 групп.ИМХО

[Вес`на]

Сообщение от Аланда

сделать группу "крепеж",группу подвесок и что там еще есть приблизительно одинаковое по назначению использования,

отличный совет Аланда

[Аланда]

Сообщение от Вес`на

отличный совет Аланда

Спасибо

А ошибок-то сколько сделала в своем сообщении исправить уже не могу,опоздала.Надеюсь,смысл не изменился на противоположный

[vertepa]

Аланда, вы так хорошо разбираетесь в автомобилях?!

Тогда куда мне отнести , например, "ремень рулевой тяги" или к чему относится "крышка ГАЗ-3302 шкворня усиленная крепежом в блистере ЭТНА"? А еще попадаются "ролик натяжителя 406 Металл", "фильтр масляный", "патрубок соединитель СОБОЛЬ патрубков радиатора" , "Прокладка ГБЦ дв 409 УАЗ с герметиком "AV", "болт М10*1,5*28 поворот кулака малый 3302" и у меня таких наименований сотни разных. Как это классифицировать?!

На мой вопрос автомеханику "Что это?" последовал ответ "Запчасти. Голову не ломай". Но я все же ломаю, поэтому и обратилась за советом.

[vertepa]

Сообщение от Вес`на

есть, но прямиком, минуя 10 счет на счета издержек не советую кидать, налорги при проверках обращают внимание на нарушение ПБУ.

Я и не кидаю сразу на 20 счет. Я как раз все сначала приходую на 10 счет. По наименованию, например "Автозапчасти по Авансовму отчету №2 от 31.01.2014г." Потом с 10 счета я их под этим же наименованием списываю в расходы.

Опять же, речь идет только о запчастях, автохимии (антифриз, незамерзайка и т.п.) и канцтоварах. Что-то единичное я приходую по отдельности, например форменную одежду - я учитываю поступление каждой рубашки и кому я ее выдала (охранник у меня за нее расписывается). Хотя, хорошо, что таких "рубашек" поступает штук 10 за год.

[Вес`на]

Сообщение от vertepa Я и не кидаю сразу на 20 счет. я не про вас, а про советчиков )))

а вообще воспользуйтесь советом Аланды и сформируйте приказ на обобщение позиций номенклатуры по характеристикам

[vertepa]

Так и сделаю!

[Аланда]

Сообщение от vertepa

"Запчасти. Голову не ломай".

Может быть,он и прав,не ломайте голову мой совет вам не подходит,но ,возможно ,пригодится кому-то другому,не связанному,как и я , с автомобилями
Мне просто интересно ( из чистого любопытства,извините),какое количество вы ставите при оприходовании общей суммой ,общее количество оприходованных деталей (прошу прощения,запчастей)?,и как списываете.Фактически ,вы никогда не знаете,что у вас есть на остатках реально, что нужно закупать,а чего еще в избытке,видимо ,за этим должен следить кто-то другой.

[vertepa]

Сообщение от Аланда

Мне просто интересно ( из чистого любопытства,извините),какое количество вы ставите при оприходовании общей суммой ,общее количество оприходованных деталей (прошу прощения,запчастей)?,и как списываете.

Вот, например, Авансовый отчет за декабрь 2013г. - получается 25 наименований (примеры я привела ), которые я обзываю как "Автозапчасти". В номенклатуре в "материалы" я создаю наименование "Автозапчасти по Авансовому отчету №12 от 31.12.2013г." и все эти запчасти я приходую по этому наименованию - у меня получается на складе 25 штук "Автозапчасти по Авансовому отчету №12 от 31.12.2013г.". Потом списываю в производство это наименование в количестве 25 штук на всю сумму, которая получается за автозапчасти по этому АО.

А по поводу остатков - еще раз повторю - у нас небольшой ЧОП и никаких остатков быть не может, запчасть купили - запчасть тут же поставили на машину. Я точно не буду смотреть поставили или не поставили на броневик новые фильтры. За техническим состоянием автомашин следит наш автомеханник. За автомеханником следит наш Гендир. Думаю - разберутся между собой.

[Аланда]

Сообщение от vertepa

у меня получается на складе 25 штук "Автозапчасти по Авансовому отчету №12 от 31.12.2013г.".

Вот я это и хотела узнать,приходуете 25 обезличенных запчастей по средней цене ,исходя из суммы АО, и так же списываете.

Сообщение от vertepa

никаких остатков быть не может, запчасть купили - запчасть тут же поставили на машину.

Ну,если сразу и списываете все купленное,тогда такой вариант пройдет.

[LunaHelen]

Сообщение от vertepa

"Автозапчасти по Авансовому отчету №12 от 31.12.2013г."

У Вас прям такая номенклатура в справочнике материалов?
И Вы каждый раз новую позицию забиваете? Сколько же у Вас их будет в конце года!!! Гайки, ремни и прочее плодить не хотите, а запчасти к АО плодите? Почему тогда уж просто не сделать "Автозапчасти", оприходовать их и сразу в этот же день списать на счета затрат?

[ILD17]

Заполнять все материалы скопом как то не правильно, хот и мелочные. То есть фактического учета ТМЦ нет вообще. У нас например к запчастям требуют и дефектные ведомости с указанием перечня материалов и необходимых работ по ремонту.

[vertepa]

Сообщение от LunaHelen

У Вас прям такая номенклатура в справочнике материалов?
И Вы каждый раз новую позицию забиваете? Сколько же у Вас их будет в конце года!!! Гайки, ремни и прочее плодить не хотите, а запчасти к АО плодите? Почему тогда уж просто не сделать "Автозапчасти", оприходовать их и сразу в этот же день списать на счета затрат?

Может Вы не так поняли? Автомеханик отчитывается один раз в месяц. Я один раз в месяц забиваю ОДНУ позицию "Автозапчасти по АО № ..." . Получается 12 авансовых отчетов за год. Т.е. будет 12 наименований "Автозапчасти по АО № .. " и все.
А по Вашей логике у меня будет 10000 позиций в конце года и ВСЕ С РАЗНЫМИ НАИМЕНОВАНИЯМИ! Почитайте выше примеры. Тут не только гайки. Разберите автомобиль по запчастям и пересчитайте их.
Само собой большие и дорогостоящие запчасти я приходую отдельно и завожу отдельную позицию в номенклатуре, например автошины.

В этой теме я уточняла способы оптимизации применительно к моей организации со своей спецификой. Еще раз - у нас небольшой ЧОП и бухгалтер там только один - я. Плюс еще кадры, которые я веду в полном объеме.
Если бы у нас был большой ЧОП, то был бы штат бухгалтеров помимо главбуха. один на зарплату, один как раз по материалам и авансовым отчетам, отдельный Отдел кадров. Вот тогда бы действительно считали отдельно каждый "шкворень" и еще инвентаризацию бы проводили каждый месяц - все ли закупленные запчасти пошли в дело, или кто-то что-то стащил. У меня такой возможности чисто технически нет. Опять же, я не искажаю ни одной цифры. Все суммы в полном объеме учитываются в балансе.

Еще раз спасибо Аланде за хороший совет по поводу приказа по обобщению позиций по номенклатуре.