Списание материалов - основание?..

[shurale]

Здравствуйте, уважаемые бухгалтеры!
У меня небольшая фирма по обслуживанию компьютеров и разработке АйТи решений. Так как открылись недавно, в роли бухгалтера выступаю сам. У меня к вам вопросы, пожалуйста, поделитесь опытом и дайте совет.

1. По роду деятельности приходится покупать материалы для обслуживания, в основном до 1000 руб(речь идет об абонентском обслуживании по договору). Делать это как продажу товаров нереально - слишком много мелочи. Скажите, на каком основании я могу списывать эти материалы? Нужны ли мне подписи-печати со стороны клиента?

2. Как списывать материалы при разовых услугах. Мы сделали монтаж сети по договору подряда. Заключили договор, составили смету. Теперь работа выполнена. Мы сделаем акт выполненных работ и передадим работу. А по какому документы я смогу списать материалы, которые я использовал при монтаже?Реально затраченные материалы отличаются от сметных.

Заранее спасибо!
p.s. я не бухгалтер, я айтишник)

[Анdрей]

Здрасти! Вы можете списывать материалы как оказываемую услугу. Т.е. вы не накладную выписываете, а акт т.к. акт выписывается на услугу. таким образом вы материал, якобы, продаете по той же цене что и покупали и это не является товаром. В оказываемую услугу если хотите включаете наценку материала, но её как бы и нет. У вас на 10 сч должны числиться материалы и при оказании услуги вы их просто списываете на 20 или 25 сч.

Подписи, кроме как на акте выполненых работ нигде не нужны. В акте вы прописываете, что допустим, установка матер.платы. саму материнку не вписываете, она включ. в стоимость установки.

Сообщение от shurale

Реально затраченные материалы отличаются от сметных.

А от куда они взялись эти материалы? их либо учесть либо не включать в смету, раскидав стоимость по другим пунктам

[ЛРК]

Материалы списываете требованием-накладной. Основание - акт выполненных работ (там же есть перечень материалов). Старайтесь не вписывать в смету материалы, которых нет на балансе. Либо закупайте их официально.

Сообщение от Анdрей

саму материнку не вписываете

с чего это "не вписываете"? Очень даже вписываете. И стоимость мат. платы, и стоимость установки. Если не вписывать стоимость непосредственно мат. платы, то получается, что покупатель дал свою мат. плату, а вы только пришли и установили.

У нас похожая ситуация, только не с компьютерами, а с лифтами. Если подрядчик меняет запчасть в лифте, то он прописывает в акте и стоимость зап. части и стоимость установки. А бывает так, что мы покупаем запчасти у других поставщиков, передаем этим подрядчикам и они уже наши запчасти ставят на лифты, тогда в акте будет только стоимость установки.

Теперь по 1 вопросу. Списываете эти мелочи требованием-накладной как материальные затраты. Что у вас прописано в договорах об абонентском обслуживании? Там должен быть пункт о том, что вы обязуетесь содержать сеть в порядке (ну это я так, образно)?
Если это какой-то инструмент (набор отверток, например и т.п.), то списываете документом "передача материалов в эксплуатацию". У вас стоимость и количество данного инструмента должна повиснуть за балансом на счете МЦ.04. А с МЦ.04 вы списываете его, когда он окончательно поломается.

[shurale]

Здравствуйте, товарищи!
Спасибо за ответы! Хотелось бы уточнить...

Сообщение от ЛРК

Теперь по 1 вопросу. Списываете эти мелочи требованием-накладной как материальные затраты. Что у вас прописано в договорах об абонентском обслуживании? Там должен быть пункт о том, что вы обязуетесь содержать сеть в порядке (ну это я так, образно)?
Если это какой-то инструмент (набор отверток, например и т.п.), то списываете документом "передача материалов в эксплуатацию". У вас стоимость и количество данного инструмента должна повиснуть за балансом на счете МЦ.04. А с МЦ.04 вы списываете его, когда он окончательно поломается.

У нас в договоре по абон обслуживанию прописано, что стоимость услуг составляет, к примеру, 10000 руб. Запчасти и материалы заказчик оплачивает сам. Это получается, что в акте выполненных работ я пишу наименование работ и в скобках перечисляю материалы?или все таки отдельной строкой? Наименование материалов должно быть точно таким же, как я их оприходовал?(название некоторых материалов не читабельно для пользователей). И имею ли я права делать наценку на материалы( как никак мы ездим за ними, покупаем).

Сообщение от ЛРК

Материалы списываете требованием-накладной. Основание - акт выполненных работ (там же есть перечень материалов). Старайтесь не вписывать в смету материалы, которых нет на балансе. Либо закупайте их официально.

Материалы мы закупаем официально. Но в связи с тем, что такие проектные работы затягиваются, то реально использованные материалы отличаются от сметной либо количественно, либо по наименованию. И в итоге, получается что итоговая стоимость проекта больше чем в договоре. В таком случае, можем ли мы просто в акте выполненных работ указать все материалы и указать итоговую стоимость (не будет ли у проверяющих органов, если таковы нагрянут, вопросы почему у нас в договоре одна сумму, а в актах и сч ф другая). И можно ли в 1с без изменения конфигурации выводить эти материалы в акте выполненных работ?

Заранее благодарю!!!

[Анdрей]

Сообщение от ЛРК

с чего это "не вписываете

можно прописывать, а отдельной строкой нельзя, а то получается продажа. Т.е. чтоб стоимость была указанна. Я делал так: Прописывал вид услуги и дописывал, что например материал заказчика или исполнителя и полную сумму с материалом.

[ЛРК]

Сообщение от shurale

И имею ли я права делать наценку на материалы( как никак мы ездим за ними, покупаем).

Разумеется!

Сообщение от shurale

Наименование материалов должно быть точно таким же, как я их оприходовал?

Для того, чтобы их списать у себя - да. У нас некоторые подрядчики поступают так - пишут наименование материала читабельное, а в скобках наименование, как у них эта запчасть отражена в учете.

Сообщение от shurale

Запчасти и материалы заказчик оплачивает сам.

Нет, именно в случае, если это абон. обслуживание, отдельных строк не нужно.
Вы их у себя списываете как материальные затраты. Материально-ответственное лицо составляет отчет за месяц, сколько потрачено материалов и куда, подписывает, на основании него составляется акт на списание, делаете требование-накладную, и больше ничего не нужно.
Все вышесказанное относится именно к абонентскому обслуживанию! И наверняка там просто расходники всякие.

Для разовых договоров такое не пройдет. Нужно прописывать перечень и стоимость материалов.

Сообщение от shurale

не будет ли у проверяющих органов, если таковы нагрянут, вопросы почему у нас в договоре одна сумму, а в актах и сч ф другая

Еще как будут!
Как это исправить.

Сообщение от shurale

итоговая стоимость проекта больше чем в договоре

Делаете доп. соглашение задним числом, например, по договору работы должны быть выполнены 25.12.11 на сумму 100000 рублей, а по факту получилось, что они выполнены 25.02.12 на 120000 рублей. Ну и сделайте вы доп. соглашение каким-нибудь 05.02.12, где меняете сроки выполнения работ и стоимость. Можете и смету заодно поменять, если у вас наименование материалов изменилось.

[shurale]

Спасибо вам, ЛРК, большое!!!
Позвольте уточнить еще одни момент.

Сообщение от ЛРК

Разумеется!
Делаете доп. соглашение задним числом, например, по договору работы должны быть выполнены 25.12.11 на сумму 100000 рублей, а по факту получилось, что они выполнены 25.02.12 на 120000 рублей. Ну и сделайте вы доп. соглашение каким-нибудь 05.02.12, где меняете сроки выполнения работ и стоимость. Можете и смету заодно поменять, если у вас наименование материалов изменилось.

1) Что из себя представляет доп соглашение? Это отдельный договор или приложение к основному договору.
2) Что конкретно отражается в доп соглашении? Разница (как в цене, так и в наименовании, количестве) материалов по договору(материалы по смете) и фактически затраченными материалами, или отражается вся совокупность затраченных материалов (тогда не легче ли перезаключить договор с новой сметой задним числом)?

[ЛРК]

Сообщение от shurale

Что конкретно отражается в доп соглашении?

то, что меняется.
Примерный текст Д/с.

Заказчик, в лице такого-то и подрядчик в лице такого-то, именуемые в дальнейшем стороны договорились о следующем:

п. такой-то договора читать в следующей редакции:
... и дальше уже пишете, как оно есть на самом деле.

Сообщение от shurale

тогда не легче ли перезаключить договор с новой сметой задним числом)?

Можно и перезаключить. Если вы авансовых счетов-фактур, например, не выставляли. Или договор с заказчиком у заказчика регистрацию не проходил.
У нас все договора проходят регистрацию (нашу, внутреннюю, у нас их очень много) сканируются и сшиваются в архив, поэтому мы договора задним числом ( ну уж совсем задним) не меняем. Например, внутри квартала, если я счет-фактуру на аванс не приняла, то можем договор и без допника поменять. А если это уже затянулось больше квартала, то тогда допник по факту выполнения работ.

[shurale]

вот оно как!Спасибо за помощь!

[Среда]

А мне объясните про Акт вып.работ с перечнем материалов
Это как-то можно в 1С организовать?