Вопрос по «рисованию» путевых листов. В 2000001 раз.

[ILD17]

Сообщение от Зайчона

1.Как определить количество километров из пункта А в пункт Б? (Я по яндекс-картам определяю).

Желательно по одометру, так как разница по картам может быть ощутимая (они считают в плоскости, без учета перепадов местности) Такая же проблема при установки оборудования спутникового слежения за автотранспортом.

Сообщение от Зайчона

2.Зависят ли показания одометра от пробок на дорогах: в смысле, не увеличивается ли при этом пробег? (Я просто ни разу не автомобилист, поэтому не в курсе)

Не зависят. Если пользоваться надбавками минтранса, то там все это учтено.

Сообщение от Зайчона

3.Количество километров ведь может же различаться, если в один и тот же пункт назначения ехать разными путями?

Существенные расхождения придется объяснять.

Сообщение от Зайчона

4.Насколько «разнообразными» должны быть маршруты? По путевым листам, которые рисовали до меня, сотрудник мог тупо каждый день ездить в одну и ту же организацию. (Я уже молчу, что таких сотрудников 60 штук, а организаций в списке адресов чёй-то не слишком много, поэтому, если верить путевым листам, наши сотрудники чуть ли не вдесятером мотались каждый день в одно и то же место) Может, проявить креатив, и начать «отправлять» народ по самым разнобразным точкам?

Необходимо иметь ответ, с какой целью они туда ездят. Делать такие записи поездок в ПЛ не желательно.

Сообщение от Зайчона

5.Можно ли хоть сколько-нибудь проехать, если в баке 1 литр бензина?

Остаток в баке менее 10 литров, первый повод фиктивности ПЛ. В баке физически не может остаться менее 3-7 литров, так как каждый автомобильный бак имеет не выбираемый остаток (который в нем будет всегда). Так же подозрительны ежедневные остатки в виде 5, 10, 15, 20 и т.д.

Сообщение от Зайчона

6.Учитывается ли в 1С бензин в баке машины, взятой по договору лизинга? (Я не спрашиваю: списывается ли, мне интересно, вводится в программу эта цифра или нет)

Учитывается

Сообщение от Зайчона

7.Может ли считаться официальным оправдательным документом бумага из лизинговой компании с нормами расхода топлива на машины, взятые в лизинг? (Типа, мы рассчитываем норму расхода топлива по этим данным, потому что эти данные нам предоставил лизингодатель)

не может, нужен приказ. Приказ можно составить опираясь на данные лизенгодателя. Если нормы отражены в приказе минтранса, лучше взять от туда (будет меньше проблем с налоргами), если их там нет желательно произвести хронометраж по трассе.

Сообщение от Зайчона

8.Я очень надеюсь, что если сотрудник ездил в другой город по делам компании, то затраченный бензин можно списать в расходы, да? А то что-то у меня какое-то подозрение закралось... Ведь если сотрудник съездил, положим, из Москвы в Тверь, причём в Твери не задерживался, а по-быстрому сделал дела и вернулся в Москву — это же не командировка, не?

Если характер работы данного сотрудника не носит разъездного характера, то это будет являться командировкой с составлением всех соответствующих документов, при этом за однодневную командировку суточные не выплачиваются.

Сообщение от Зайчона

9.Меня просят (требуют даже, я бы сказала), чтобы на конец года по данным программы бензина «на складах» было 0,000 л. Это нормальная ситуация? Так можно делать?

Это не нормальная ситуация. ПЛ могут признать фиктивными. У вас и так много предпосылок для этого.

Сообщение от Зайчона

10.Допустима ли ситуация, когда объём ФАКТИЧЕСКИ затраченного бензина на 50 — 60% МЕНЬШЕ объёма, рассчитанного, исходя из норм расхода топлива? 50 — 60% экономии — это как-то подозрительно, нет?

Скорее всего ваши нормы не соответствуют действительности, учтите про нормы гсм, что налорги проверяют и другие компании и у них есть средние данные по нормам расхода типовых авто.

Сообщение от Зайчона

Дальше можно не читать. Дальше - крик души, так сказать.

Сотрудники заправляются по топливным картам. Раз в месяц приходят счёт, счёт-фактура и детализация к счёту. На основании этих документов бензин приходуется.

На основании «нарисованных» путевых листов бензин раз в месяц списывается. И вот здесь-то и начинается засада.

Я работаю месяц (это в принципе мой дебют в бухгалтерии). И застала участок в весьма плачевном, на мой взгляд, состоянии. Так как данные бухгалтерской программы вообще ни разу не совпадают с данными путевых листов (ну и в принципе: нормы расхода топлива приказом не утверждены, берутся «с потолка», допустим, в июне списывали по норме 10.2, в июле — бац! - и по норме 14,0, а в августе — снова по норме 10,2, да много всякого такого).

Мне объяснили, что учёт ГСМ «поехал» из-за того, что сотрудники иногда заправлялись за свой счёт, а потом хотели, чтобы им возместили деньги (типа, подотчётные лица). Но авансовые отчёты предоставляли не вовремя (по-моему, если в течение оговорённого в учётной политике срока не отчитался, то свободен — считай, что за свой счёт заправился, нет?). Бухгалтер, занимающийся авансовыми отчётами, приходовал бензин задним числом, и, короче, теперь ужас-ужас-ужас.

Понятия не имею, как всё это хозяйство привести в божеский вид. Прошу ответить хотя бы на вопросы, приведённые в начале топика.

Изучите законодательство по данной тематике и напишите положение по списанию гсм так как для вас удобно, утвердите его приказом дира и под роспись каждому водителю. И если что не так, то направляйте к диру с объяснительной.

С автотранспортом проблем на много больше чем вам кажется, так как по нормам списывается не только бензин, но и смазочные материалы (но здесь проще они по тому же приказу минтранса установлены в довольно крупном размере). А так же ростехнадзор и экологи проверяют списание авторезины и аккумуляторов.